Как писать информационное письмо о смене электронной почты



Как писать информационное письмо о смене электронной почты

Информационное письмо образец составления


› › БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма.

Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье. Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи. Мнение экспертаЧадова СветланаВедущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайтаРанее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, .

Содержание Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем.

Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  1. подчиненным;
  2. потенциальным клиентам.
  3. партнерам;
  4. коллегам;
  5. клиентам;

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  • В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  • Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).
  • В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  • При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  • Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).

Мнение экспертаЧадова СветланаВедущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайтаВ дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, .

Можно выделить довольно много видов информационных писем.

Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое. Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  1. смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  2. смена реквизитов;
  3. изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.
  4. смена юридического или фактического адреса;
  5. подготовка к проведению инвентаризации;

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п. Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений. Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие.

По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

При составлении разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е.

заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Оцените статью

(21 оценок, среднее: 4,57 из 5)

Загрузка.

Рекомендуем по теме 13.12.2017 22.12.2018 01.10.2017 14.01.2018 03.09.2018 14.02.2018 Добавить комментарий Популярные статьи

Вы здесь:

Информационное письмо Документы, Письма08.02.2016publisher Официальное письмо, содержащее определенные сведения о компании, ее деятельности или предстоящих мероприятиях, называется информационным.

Текст такого документа составляется в произвольной форме, само письмо носит некоммерческий характер и призвано лишь донести до получателя какую-то информацию.
Оглавление статьи

  1. 3 Образец информационного письма
  2. 2 Как правильно оформить
  3. 1 Предназначение информационного письма

Предназначение информационного письма [ads-pc-3] [ads-mob-3] Любое информационное письмо можно отнести к одному из четырех видов:

  • Рекламное – содержит информацию о предстоящих акциях и других событиях, а также полные или частичные данные об определенных услугах и товарах.
  • Заявление – в таком информационном письме до сведения получателя доводится информация о намерении отправителя совершить определенные действия.
  • Напоминание – сотрудник или контрагент уведомляются о том, что к определенному сроку необходимо выполнить какие-то обязательства или действия.
  • Письмо-сообщение – в таком документе получателя уведомляют о чем-либо.

    Как правило – это события, происходящие в компании: изменение графиков каких-то событий, смена ответственных лиц или руководства, новые цены на товары или услуги.

Нередко такие письма используются не по прямому назначению, а в качестве дополнительного маркетингового инструмента.

Эти письма содержат информацию рекламного характера, которую отправитель желает донести до клиентов или партнеров (как действующих, так и потенциальных). Составляется такой документ на фирменном бланке организации, при этом размер основного текста может колебаться от двух-трех предложений до нескольких страниц.
Составляется такой документ на фирменном бланке организации, при этом размер основного текста может колебаться от двух-трех предложений до нескольких страниц. Но всю информацию в самом письме иногда не указывают: для этого используются дополнительные приложения, в которых содержится полная информация.При необходимости в письмах информационного характера указываются нормативные документы или выдержки из них.

Несмотря на то, что образец информационного письма и бланки для него находятся в свободном доступе, можно использовать собственные формы в конкретной организации. Как правильно оформить [ads-pc-3] [ads-mob-3] За исключением основного текста, который может содержать любую информацию на усмотрение отправителя, весь документ в целом составляется согласно определенным правилам.

В частности, такой документ должен содержать следующие реквизиты:

  1. его подпись с расшифровкой.
  2. указание исполнителя в контексте основной информации и сам текст письма;
  3. заголовок письма;
  4. данные адресата (его имя или название организации);
  5. контактные данные отправителя;

Несмотря на то, что такой документ в большинстве случаев рассылается от лица руководителя компании или организации, он не обязан ставить свою подпись на таких документах лично. Более того – в случае, если предполагается массовая рассылка или отправление по электронной почте, ставить личную подпись на каждом экземпляре затруднительно или невозможно. В таких ситуациях можно обойтись факсимиле, как вариант – письма может подписывать секретарь или другое уполномоченное лицо.

Но этот реквизит не является обязательным, и при невозможности поставить подпись руководителя информационное письмо о деятельности компании может ее вовсе не иметь. Образец информационного письма

Пример информационного письма о смене директора скачать.

Пример письма о проведении выставки скачать в формате Word.

Предыдущая запись Справка с места работы Следующая запись Сведения о численности, заработной плате и движении работников. Форма П-4 (НЗ)

Как отправить уведомление об изменении электронной почты – Вокруг-Дом – 2021

» Как писать информационное письмо о смене электронной почты в зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности: часто к… Прежде чем отправлять уведомление, убедитесь, что в нем содержится вся информация, с которой люди в вашей адресной книге должны оставаться на связи с вами после того, как изменение произойдет.

Уведомление должно содержать новый адрес и дату, когда вы планируете навсегда прекратить использование старого адреса. Например: «Я решил изменить свой адрес электронной почты на адрес. Я собираюсь прекратить использовать свой существующий адрес дата.

Пожалуйста, обновите ваши адресные книги. Спасибо!» в зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности: часто к информационному письму прилагается сопроводительное, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов. подписывает данное руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь.

Основная задача информационного письма — рассказать получателю, что что-то произошло. Например:

  1. напомнить контрагентам об исполнении обязательств по договору;
  2. оповестить партнёров об изменениях внутри компании;
  3. рассказать клиенту о внедрении новых услуг или расширении ассортимента.

Информационное письмо просто констатирует факт и не предполагает мотивации к действию. Объём инфо-письма варьируется от одного предложения до нескольких страниц.

Как правило, информационное письмо подписывает руководитель организации или ответственное лицо. В случае массовой рассылки наличие ручной подписи необязательно. Нередко информационные письма носят типовой характер — их оформляют по утверждённому шаблону.

В содержании могут присутствовать рекомендации или цитаты из официальной документации.

Также информационные письма могут содержать различные приложения — фотографии, документы, таблицы, pdf-файлы. просто, скорее всего, вы хотели составить информационное письмо по сути, но в делопроизводстве оно классифицируется по-другому.

не забивайте себе голову теоретическими тонкостями, просто сосредоточьте внимание на приведенных здесь образцах деловых писем, представленных дальше по ходу статьи.

письмо-сообщение – о событиях, имеющих взаимный интерес для автора и адресата.

может быть как инициативным письмом, так и ответом. новый адрес – [адрес]. новые номера телефона и факса – [номера телефонов].

попробуйте отключить фильтрацию спама для вашего почтового ящика и сделайте запрос на восстановления пароля еще раз. также возможно вам потребуется обратиться за помощью в доставке к администрации вашего почтового сервера . для уменьшения вероятности возникновения указанной проблемы, рекомендуем вам указывать в качестве контактных хотя бы два e-mail в различных доменах, почту для которых обслуживают различные почтовые сервера.

Если вы вносите изменения, затрагивающие как личные, так и деловые контакты, отправьте уведомление каждой группе отдельно, чтобы не делиться рабочими контактами с семьей и друзьями или наоборот. При контакте с людьми из той же группы защищайте конфиденциальность всех, кто не хочет, чтобы ее адрес электронной почты сообщался, с помощью поля BCC, чтобы скрыть его от получателей в поле «Кому». Кроме того, многие почтовые службы автоматически помечают в качестве потенциального спамера любую учетную запись, которая отправляет одно письмо множеству получателей.

Если ваша служба не разрешает массовые рассылки, отправляйте сообщение менее чем 20 получателям одновременно. по данному заявлению вы также можете изменить контактный e-mail для всех ваших доменных имен, зарегистрированных через .mastername, и запросить отправку на новый e-mail реквизитов доступа к личному кабинету.

для физического лица: представленная в заявлении информация должна совпадать с имеющейся у нас в базе. заявление должно быть оформлено от владельца контракта, на заявлении должна присутствовать подпись физического лица. подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь.

подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. в случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле. о смене директора настоящим письмом уведомляем вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/b от 20.11.2012 г.

с 23.11.2012 г. директором ооо «мишель» назначена литвинова тамара васильевна.

копия протокола № 11/b от 20.11.2012 г.

если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь к консультанту: в случае если смена директора происходит по его собственному желанию (его не устраивает заработная плата, или же он нашел более перспективное место работы); в случае если акционеры утратили веру в эффективность управления данного руководителя; в случае смерти директора; при признании организацией собственного банкротства.
если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь к консультанту: в случае если смена директора происходит по его собственному желанию (его не устраивает заработная плата, или же он нашел более перспективное место работы); в случае если акционеры утратили веру в эффективность управления данного руководителя; в случае смерти директора; при признании организацией собственного банкротства.

Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями. В почте Rambler аналогичным образом можно выполнить пересылку корреспонденции – со старого e-mail на новый.

Откройте профиль, выберите в меню раздел «Сбор почты» и укажите все необходимые данные.

Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

  • Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.
  • В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации. Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица.

Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации. Письмо можно писать

  1. или на фирменном бланке организации.
  2. на обычном стандартном листке формата А4

Последний вариант предпочтительнее, т.к.

он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения. Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде.

Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом. При некоторых обстоятельствах у вас как у владельца электронного почтового ящика может возникнуть необходимость произвести смену адреса аккаунта.

В этом случае можно поступить несколькими методами, отталкиваясь от базовых возможностей, предлагаемых используемым почтовым сервисом. ( 1 оценка, среднее 5 из 5 ) Поделиться:

Образец письма о смене реквизитов организации

Автор: 15 марта 2020 Письмо о смене реквизитов — это документ, который снижает риск неполучения денег за свои товары или услуги в случае изменения данных организации в процессе исполнения госконтракта.

Из статьи вы узнаете, как правильно поставить покупателя в известность, а также сможете скачать образец информационного письма о смене реквизитов, а также образец уведомления об изменении реквизитов организации. По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок и отсутствии уведомления о нововведениях проблемы в первую очередь возникнут у поставщика.

Дело в том, что, с юридической точки зрения, покупатель делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа. Разберем, какие освновные данные нужно указать, составляя образец письма об изменении банковских реквизитов организации.

Разделяют общие и банковские сведения.

К первой группе сведений относятся:

  1. сведения о руководителе.
  2. почтовый адрес;
  3. ИНН и КПП;
  4. наименование;
  5. ОГРН;
  6. место нахождения;

Платежные данные представляют собой следующий перечень:

  1. БИК;
  2. наименование банка;
  3. корреспондентский счет.
  4. расчетный счет;

Унифицированной формы в не установлено.

Тем не менее, следует обратить внимание на ряд особенностей.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации желательно оформлять на бланке организации. В этом случае корреспонденция будет носить более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

В самом бланке последовательно излагается следующее:

  • Название документа.
  • Наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
  • Дополнительная информация.
  • Дата, с которой изменения вступают в силу.
  • Сообщение о новых данных.
  • Город, в котором составлен документ, дата и исходящий номер (при наличии).
  • Подпись руководителя поставщика, печать (при наличии).

Вы можете скачать наш образец уведомления об изменении реквизитов банка по ссылкам ниже или разработать свой. Для этого укажите:

  1. причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
  2. день, когда закрылся старый счет;
  3. сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/сч и кор/сч в банке).
  4. день, когда открыт новый счет;
  5. дату, с которой нужно проводить платежи по актуальным сведениям;

Подписать образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации может руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

После того как исполнителю стало известно о дате начала действия новой информации, он составляет образец уведомления о смене банковских реквизитов организации. Передать ее заказчику можно лично либо воспользоваться услугами почты. Для того чтобы оперативно поставить покупателя в известность, можно дополнительно отправить ему копию в электронном виде.

Однако действительной будет считаться та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

Получение сообщения на такой адрес свидетельствует о получении сообщения самим контрагентом, пока он не докажет обратное. При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений.

В том числе это может быть адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему.

Исключение — если вам известно (должно быть известно), что он недостоверен ().

Если в договоре такой адрес не закреплен, направьте уведомление по адресу, указанному:

  1. в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
  2. в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, оно считается полученным, даже если лицо там не находится (, ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Однако если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны.

На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление об изменении банковских реквизитов и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

Исполнитель должен удостовериться в приеме покупателем данного документа. Сделать это можно, запросив у адресата входящий номер и дату либо расписку о получении. В противном случае в период доставки уведомления он может перечислить деньги на ваш старый расчетный счет.

Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения.

Это необходимо для составления контракта после проведения торгов.

Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после вскрытия конвертов (открытия доступа к электронным документам), когда вносить правки уже будет невозможно.

Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник может отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново. В случае когда заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены реквизитов возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется Коротко об авторе статьи Наседкина Дарья

  1. Дмитрий Сидаев 2021-03-19 12:55:03 Использовали наши образцы? Получилось поправить реквизиты?

Поделиться с друзьями Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить Материалы, которые могут вас заинтересовать Бесплатно научим выигрывать госконтракты Подпишитесь на рассылку, чтобы за несколько уроков узнать, как проверить нишу; подготовить все, что нужно для участия; правильно заполнить заявку и вести себя во время торгов.

Подписаться Бесплатно научим выигрывать запросы котировок Всего 4 урока раскроют особенности этой процедуры, научат выбирать выгодные, правильно заполнять заявку и исполнять контракты. Подписаться © 2020 Подписаться

Письмо клиенту о смене менеджера

10655 подразумевает свободную форму изложения.

Однако здесь могут возникнуть некоторые затруднения.

Ведь есть риск того, что клиент не захочет далее сотрудничать с организацией из-за свершившихся изменений. Деловая переписка в вежливой форме способна поставить в известность нужных лиц в нужный момент.

Такая политика организации не является обязательной, но окупается сторицей.

  1. Проверено экспертом
  2. Бесплатная загрузка
  3. Бланк и образец
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Согласно существующему законодательству организация не обязана отдельно уведомлять клиента о том, что с ним будет работать другой менеджер.

Однако деловая этика этого требует, так как здесь затрагиваются непосредственные интересы клиента, а значит – выгода для компании.

Поэтому успешные организации поддерживают теснейшую связь со своими клиентами, сообщая им о малейших изменениях условий. И к ним относится смена персонала, непосредственно с ними взаимодействующего.

Формулировка письма будет зависеть от того, от чьего имени оно посылается. Есть три варианта развития событий, все они являются приемлемыми с точки зрения деловой переписки. Более того, возможно отправление одного, двух и даже всех трех вариантов одному и тому же клиенту.

может быть отправлено от:

  1. Уходящим с места менеджера сотрудником. Это самый желательный вариант, так как здесь будет чувствоваться преемственность между работниками одной организации. То есть у клиента не будет соблазна перейти куда-либо вместе с увольняющимся менеджером. Сотрудник в письме может отметить приятные моменты сотрудничества, сделать рекомендацию своему преемнику, описать его в выгодном свете.
  2. Письмо нового менеджера. Не самый удачный вариант, но на практике самый распространенный. Ведь не все сотрудники могут похвастаться дружескими отношениями с бывшими начальниками. Вновь устроившийся менеджер заявляет каждому из клиентов о том, что он пришел на это место. При этом у него есть шанс оставить о себе положительное впечатление, мотивировать к продолжению сотрудничества.
  3. Руководителя организации, коммерческого директора либо другого начальника, покидающего место работы менеджера. Этот вид письма на практике посылается крупным заказчикам, которые обеспечивают львиную долю прибыли компании. Для массовой рассылки мало применима такая форма взаимодействия, хотя и не исключена.

В прилагающемся образце и бланке текст письма ориентирован на первый вариант.

В нем упомянут как уходящий, так и проходящий менеджер. Можно подстроить этот текст «под себя».

Главное – соблюсти общий стиль вежливости и лаконичности деловой переписки. Основные моменты, которые нуждаются в освещении посредством подобных писем, – это:

  1. Когда происходит смена менеджера. Клиент должен точно знать, в какой момент времени он может обратиться к одному, а в какой — ко второму. В идеале перерывов во взаимодействии быть не должно.
  2. Заключение. Это может быть выражение признательности за сотрудничество, демонстрация готовности к дальнейшему взаимодействию. Для краткости обращения возможно эту часть письма вообще урезать.
  3. ФИО клиента, обращение к нему лично. Даже если взаимодействуют две организации, все равно письмо должно быть направлено к конкретному человеку. И обратиться к нему лучше по имени и отчеству. Допустима приставка «уважаемый».
  4. Схема дальнейшего сотрудничества. Возможно, это будет звонок нового менеджера. Если это будет удобно, то клиент при возникающих вопросах позвонит сам. Этот нюанс будет зависеть от политики конкретной компании.
  5. ФИО нового менеджера, все его необходимые для взаимодействия контакты. Это принципиально важный момент, без него теряется смысл самой бумаги.
  6. ФИО бывшего менеджера.

Завершается все подписью руководителя организации. И обязательно – телефоном, электронной почтой и другими способами связи с новым контактным лицом.

Главный смысл этого послания – не потерять «наработанного» прежним менеджером клиента. Организация для своего же блага стремится обеспечить своим клиентам максимально комфортные условия, в том числе – в сфере информирования о происходящих переменах. Большинство современных предпринимателей уже давно переключились на электронную деловую переписку.

Она гораздо удобнее бумажных вариантов, однако в ней есть один незначительный недостаток: при возможных судебных разбирательствах доказать факт существования того или иного диалога бывает сложнее.

К сведению! Пересылкой документов в бумажном виде сейчас пользуются налоговики и другие «тяжелые» государственные машины, а вместе с ними вынужденно и бухгалтерии многих организаций.

И у компаний уже может быть налажен механизм регистрации всех подобного рода документов в журнале исходящей корреспонденции.

Кроме того, они могут похвастаться оперативностью доставки информации в таком виде. Только в этом случае создание бумажного информационного письма будет уместным.

При других обстоятельствах удобнее будет отослать письмо по электронной почте.

Важно при этом поставить при рассылке скрытую копию, иначе базы поставленных в известность о смене менеджера клиентов могут легко перекочевать к конкурентам.

Если в компании принята эта система, то письму присваивается номер, ставится дата.

Эти данные вносятся в журнал регистрации исходящей документации.

В нем же ставится подпись ответственного за доставку.

Есть компании, которые используют систему электронного документооборота. В этом случае письмо сканируется и этот электронный документ занимает свое место в общей базе, а бумажный вариант помещается в дело на оперативное хранение.

Есть также вариант развития событий, когда скан-копия с резолюцией руководителя направляется исполнителю, а оригинал остается у секретаря (делопроизводителя, заместителя директора либо другого ответственного за исходящую корреспонденцию сотрудника) и подшивается в дело для дальнейшего хранения. Деловая переписка этого рода сохраняется 5 лет с момента подписания.