Как вести учет рабочего времени для справки



Как вести учет рабочего времени для справки

Как построить работу с табелем учета рабочего времени?


Важное 05 мая 2010 г. 17:01 Шабашова Ирина, редактор-эксперт по кадровому делопроизводствуЖурнал «Кадровое дело» Во время семинара «Аудит кадровой документации: проводим своими силами», который состоялся в рамках Всероссийского практического форума «Кадровое дело – 2010»*, мы получили от вас много вопросов об организации работы с табелем учета рабочего времени.

Обязательно ли вести этот табель?

Как его правильно заполнять? Какую унифицированную форму из двух имеющихся предпочесть?

Разберемся, как ставить отметки? Чем грозит отсутствие табеля рабочего времени? Я работаю в очень маленькой компании с численностью работников 4 человека.

Подскажите, необходимо ли нам вести табель учета рабочего времени?

В каждой ли компании ведется табель? Да, табель обязателен для всех работодателей, включая немногочисленные компании и работодателей – физических лиц.

Это установлено Трудового кодекса (где говорится, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником) и подтверждается постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, которым утверждена унифицированная форма табеля.

Все хозяйственные операции должны оформляться и подтверждаться оправдательными документами**.

Расчеты с персоналом также являются хозяйственными операциями.

Табель учета рабочего времени – это документ, подтверждающий, что работник исполняет обязательства по трудовому договору, ведь в нем содержится информация о фактически отработанных часах. Табель служит основанием для расчета заработной платы в бухгалтерии. Кроме того, бухгалтеры готовят с его помощью налоговую и статистическую отчетность.

В бухгалтерской терминологии оправдательные документы для хозяйственных операций еще именуются первичными учетными документами Недавно сотрудник, ответственный за табель нашего отдела, уволился. Добровольно исполнять обязанности по ведению табеля и сдаче его в бухгалтерию никто из оставшихся работников не захотел.

Как назначить нового ответственного? Из вопроса понятно, что должности табельщика в вашей организации нет, хотя она может быть предусмотрена в штатном расписании, особенно в организациях с большой численностью персонала. Если в вашей компании установлен порядок назначения ответственных за ведение табеля по подразделениям, значит, такая обязанность не является основной для сотрудника, на которого она возложена.

Следовательно, она должна быть дополнительно оплачена.

Любые доплаты и надбавки предусматриваются в трудовом договоре***. Поэтому с ответственным за табель работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет предусмотрена обязанность по ведению табеля учета рабочего времени, а также размер доплаты за это (образец смотрите на стр. 46). Доплаты, надбавки, премии и поощрительные выплаты отражаются в графах 6–8 штатного расписания (унифицированная форма № Т-3) Кроме того, следует издать приказ по основной деятельности о назначении ответственного за табель (образец представлен на стр.

47). Подскажите, пожалуйста, в чем разница между формами табеля № Т-12 и № Т-13?

В каких случаях они используются? Все зависит от того, как именно в организации построена система учета рабочего времени. Как вы уже отметили, Госкомстат России утвердил две унифицированные формы табеля: № Т-12

«Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»

и № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Форма № Т-12 может использоваться в любой организации. С ее помощью можно одновременно контролировать соблюдение режима рабочего времени и вести учет выплат работникам. При этом в компаниях, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени».

В этом случае раздел 1 считается самостоятельным документом, а оформлять раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» не нужно. Форма № Т-13 используется, только когда в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно заносить в табель через компьютер. Сегодня в современных компаниях все чаще используют систему автоматизированного контроля присутствия, что позволяет значительно экономить время и трудозатраты на заполнение табеля.

Необходимо также отметить, что форма № Т-13 предназначена исключительно для учета рабочего времени, в ней нет граф для данных по оплате труда.

Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет сотрудник, ответственный за работу с этим документом Меня назначили ответственной за ведение табеля учета рабочего времени отдела, в котором рабочие места сотрудников находятся в соседних офисах.

Ходить в дальние офисы не всегда есть время, и я проставляю явку работникам с их слов по телефону.

Могут ли у меня из-за этого возникнуть какие-нибудь проблемы? Да, могут. Дело в том, что ответственный за ведение табеля рабочего времени обязан проставлять отметки в табеле по факту присутствия сотрудника на рабочем месте. Представьте ситуацию, что за сотрудника по телефону ответил кто-то из коллег и сообщил о его явке.

Представьте ситуацию, что за сотрудника по телефону ответил кто-то из коллег и сообщил о его явке.

А на самом деле работник прогуливал (или находился на больничном, в командировке и т. п.). Если такое несоответствие выявится в бухгалтерии при расчете зарплаты, вам придется не только переделывать табель, но и писать объяснительную записку, почему так произошло.

Еще серьезнее, если по ошибочному табелю бухгалтер уже произвел расчет. За такое нарушение руководитель организации может сделать вам замечание или объявить выговор ( ТК РФ). Помните, что основанием для проставления того или иного кода в табеле служат различные подтверждающие документы.

Это приказы работодателя (о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска, об отстранении от работы и т. п.), листки временной нетрудоспособности, медицинские справки, докладные и объяснительные записки, акты и т. п. В вашем случае (при удаленности контрольного объекта), придется организовать таким образом, чтобы на исполнение обязанности табельщика оставалось время.

А лучше все-таки, если в каждом офисе будет свой табельщик. Совет Если вы точно не знаете, по каким причинам сотрудник отсутствует на работе, до сдачи табеля в бухгалтерию оставляйте незаполненной его графу

«отметки о явках и неявках на работу по числам месяца»

до тех пор, пока он не появится и не представит подтверждающие документы. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, ставьте отметку о неявке по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) – код «НН» («30»).

При предъявлении листка нетрудоспособности эти отметки заменяются кодом «Б» (19) или «Т» (20).

В этом случае табель в конце месяца нужно переоформить.

При заполнении табеля я не использую графы

«отработано за месяц: сверхурочных, ночных, выходных и праздничных дней»

, так как мы не привлекаем своих сотрудников к сверхурочной работе.

Эти графы увеличивают ширину табеля, что при заполнении вызывает неудобства. Могу ли я исключить их из табеля? Нет, удаление отдельных реквизитов из установленной формы табеля учета рабочего времени не допускается так же, как и разработка индивидуальной формы этого документа.

Эти правила касаются и других унифицированных форм. Бухгалтер в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» не сможет принять к зачету табель, составленный в свободной форме. Изменения, вносимые в унифицированные формы первичной учетной документации, следует оформить в организации соответствующим приказом или положением Однако в унифицированные формы можно вносить изменения: например, расширить или сузить графы табеля с учетом необходимости и значимости показателей, включить в него дополнительные листы, если, например, работников в отделе много и все фамилии не умещаются на одной странице.

Не запрещено также добавлять в табель дополнительные реквизиты****.

На практике часто вносят в форму строки для виз должностных лиц или реквизит «УТВЕРЖДАЮ». Вид затрат рабочего времени Код буквенный цифровой Продолжительность работы в дневное время Я 01 Продолжительность работы в ночное время Н 02 Работа в выходные и праздники РВ 03 Сверхурочная работа С 04 Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05 Служебная командировка К 06 Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07 Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ О8 Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10 Учебный отпуск с сохранением зарплаты У 11 Сокращенная продолжительность рабочего времени для работников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты УВ 12 Учебный отпуск без сохранения зарплаты УД 13 Отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка Р 14 Отпуск по уходу за ребенком до достижения трехлетнего возраста ОЖ 15 Отпуск без сохранения зарплаты с разрешения работодателя ДО 16 Отпуск без сохранения зарплаты при условиях, предусмотренных законом ОЗ 17 Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты ДБ 18 Временная нетрудоспособность (кроме бытовых травм, отпуска по уходу за больными и по карантину) Б 19 Временная нетрудоспособность в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину Т 20 Сокращенная продолжительность рабочего времени ЛЧ 21 Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе ПВ 22 Невыходы на работу во время выполнения государственных или общественных обязанностей Г 23 Прогулы ПР 24 Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя НС 25 Выходные дни (еженедельный отпуск) и В 26 Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27 Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы НВ 28 Забастовка ЗБ 29 Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30 Время простоя по вине работодателя РП 31 Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32 Время простоя по вине работника ВП 33 Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой НО 34 Отстранение от работы (недопущение к работе) без оплаты НБ 35 Время приостановки работы при задержке заработной платы НЗ 36 Нашей организации предстоит проверка налоговой инспекции. Мы не уверены, что всегда правильно оформляем табель учета рабочего времени?

Какая ответственность грозит нам, если что-то не так? Да, при проверке финансовых операций данные бухгалтерской и налоговой отчетности могут сверяться с первичными учетными документами, в том числе и с табелем.

Помните, что проверяет не только правильность оформления табеля, но всегда сопоставляет его данные со сведениями расчетно-платежной ведомости.

Несовпадение этих данных говорит о неправильности начисления заработной платы. Например, когда указаны неверные коды, проставлены сплошные «восьмерки» работникам с ненормированным рабочим днем или совместителям. При обнаружении таких ошибок в табеле работодателя могут привлечь к административной ответственности за

«грубое нарушение правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения»

.

Штраф составляет 5000 рублей ( НК РФ). А если работодатель вообще не ведет табель, его могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства ( КоАП РФ)*****. Хотим также обратить ваше внимание, что налоговая инспекция – не единственный контролирующий орган, который проверяет данный документ.

Например, представители Фонда социального страхования могут изучить его на предмет уточнения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности. Табели в плановом порядке проверяет и Гострудинспекция. Комментарий бухгалтера Ирина ВОЛЧУГОВА, победитель Всероссийского ежегодного конкурса «Кадровик года – 2009» в номинации «Самый внимательный читатель», бухгалтер ООО «Ново-Строй» (г.
Комментарий бухгалтера Ирина ВОЛЧУГОВА, победитель Всероссийского ежегодного конкурса «Кадровик года – 2009» в номинации «Самый внимательный читатель», бухгалтер ООО «Ново-Строй» (г. Иркутск): – Табель учета рабочего времени отличается от обычных первичных учетных документов тем, что заполняется на протяжении значительного времени, а подписывается и сдается, как правило, после окончания учетного периода (окончания хозяйственной операции).

За достоверность данных, содержащихся в табеле, несут ответственность лица, составившие и подписавшие этот документ.

Во многих компаниях табели переделывают и исправляют неоднократно до и после сдачи их в бухгалтерию, что создает бухгалтерам лишние проблемы. Хотелось бы дать два совета кадровикам по работе с табелями. Первое: обязательно оставляйте в своем отделе точные копии табелей учета рабочего времени со всеми подписями, а оригиналы сдавайте в бухгалтерию под роспись на вашей копии или сопроводительной служебной записке.

Если табель потеряется, восстановить его данные будет трудно, ведь это результат многодневной работы. Второе: убеждайте работников своевременно предоставлять вам документы, которые являются основанием отсутствия их на рабочих местах (листки нетрудоспособности, справки, командировочные удостоверения и т.

д.). Отметки, поставленные в табеле лишь со слов сотрудников, чаще всего и являются впоследствии причиной исправлений.

* . ** Статья 9 Федерального закона от 23 ноября 2009 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». *** Подробнее о том, как рассчитывать доплаты и надбавки, читайте .

****

«Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации»

(утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20). ***** Предусмотрен штраф для работодателя или его представителей в размере от 1000 до 50 000 руб.

Учет рабочего времени сотрудников: что это такое, как правильно его вести и для чего это нужно — правила, способы и методы

Одна из основных функций работодателя — это учет использования рабочего времени сотрудников на предприятии.

От количества отработанных персоналом часов напрямую зависят расходы на заработную плату. Кроме того, контроль дает возможность оценить производительность компании.

Не стоит забывать и о том, что эти действия необходимы по действующему законодательству. В наши дни выполнять эту процедуру стало намного легче благодаря появлению специализированного программного обеспечения.

В этой статье будут рассмотрены разные способы и правила проведения мониторинга рабочего процесса, а также перечислены наиболее эффективные решения. Это понятие регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Под ним подразумеваются часы, в которые сотрудник исполняет свои непосредственные обязанности.

При этом во внимание принимаются положения составленного при приеме в штат договора, а также внутренние правила фирмы.

Сверхурочная занятость тоже подпадает под это определение и должна быть дополнительно оплачена. Нормативные акты регулируют и продолжительность работы.

По современным правилам она равняется 40 часам. Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии.

Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:

  1. Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
  2. Число смен, в которое осуществляется производство.
  3. Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
  4. Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
  5. Продолжительность перерывов, их график.
  6. Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.

Понятие учета рабочего времени сложное.

Эти пункты прописываются во внутреннем распорядке компании. Если существуют исключения для некоторых специалистов, то они обязаны быть зафиксированы в контракте.

Кроме того, значения указанных выше параметров не должны идти вразрез с Трудовым кодексом Российской Федерации. Требования отражены в статье 110.

К примеру, там прописано, что человек должен отдыхать в течение минимум 42 часов подряд, вне зависимости от расписания.

Не распространяется данное предписание на вахтенный метод. Однако и в этом случае обязателен хотя бы один выходной.

Правильный мониторинг дает возможность решить сразу несколько проблем. Прежде всего, это контроль соблюдения установленного распорядка.

Кроме того, данные в табеле применяются для проведения расчета зарплаты сотрудниками. В зависимости от количества часов бухгалтерия формирует выплаты.

Также информация позволяет оценивать эффективность специалистов. Еще одна причина – экономическая. С помощью полученных сведений менеджеры могут рассчитать себестоимость труда и оптимизировать систему в будущем.

Согласно существующему законодательству работодатель должен осуществлять эту операцию. Но способ при этом не регламентируется. Это остается на усмотрение фирмы.

Выделяют несколько основных подходов. Этот тип отличается хорошим сочетанием с нормированным расписанием.

В документах отображается занятость за смену. В момент подсчета зарплаты бухгалтеры складывают цифры.

Однако при гибком графике предложенный метод может оказаться неудобным. К примеру, сотрудник работает 5 часов во вторник и 11 в четверг. В среднем выходит 8, но из них три придется оплачивать сверхурочно. Этот вид оптимален для ситуации, приведенной выше. В нем суммируется время, отработанное за неделю.

В нем суммируется время, отработанное за неделю.

Главное, чтобы показатели не шли вразрез с нормативными актами. Как было сказано ранее, максимальное значение – 40. Работа выше нормы вознаграждается дополнительно.

Если возникает необходимость, то учетный период можно расширить до:

  1. квартала;
  2. года.
  3. месяца;

Но в этой системе есть исключение. При осуществлении деятельности во вредных условиях отрезок не должен превышать 90 дней.

При принятии руководителем решения об использовании этого подхода необходимо издать отдельный приказ и зафиксировать все в нем.

Это первичная форма контроля, которая используется в организациях. Туда специалист по кадрам заносит все данные. По своему усмотрению руководство может разработать собственную форму или использовать предложенную государством – № Т-12. Согласно Трудовому кодексу, работники должны отдыхать в это время.

Согласно Трудовому кодексу, работники должны отдыхать в это время. Если сотрудник привлекается к работе в день отдыха, его рабочие часы оплачиваются в двойном размере. При суммированном учете это правило работает не всегда, так как в этом случае ТК РФ предписывает оплачивать вдвойне только праздники, а обычные суббота и воскресенье могут быть рабочими днями, при этом сотрудник может отдыхать в другие дни недели.

Я согласен на обработку моих персональных данных

Спасибо!

Спасибо, ваша заявка принята.

Продолжить Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные. Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий.

Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел. Другой выход – видеонаблюдение.

Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала.

Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование. Еще один способ – использование таблиц в программе Excel или сервисах Google.

Главный плюс – это простота использования.

Достаточно создать шаблон, а потом в каждый учетный период вписывать цифры. Также фирма не несет дополнительных расходов.

Но этот подход работает только в небольших компаниях. Когда штат составляет несколько десятков человек, необходимо внедрять автоматизацию.

Это сложный процесс, поэтому доверить его стоит профессионалам. Лучше всего обратиться в компанию «Клеверенс». Мы специализируемся на готовых решениях для бизнеса.

Вы можете приобрести необходимое ПО и технику на нашем сайте.

Зарекомендовали себя бухгалтерские программы. В большинстве из них предусмотрена функция, позволяющая специалистам вести учет рабочего времени. Это дает возможность сэкономить временные ресурсы и снизить риск ошибок.

Метод, к которому прибегают крупные организации, – это установка контроллеров. Каждому сотруднику выдают магнитную карту.

Чтобы попасть на территорию предприятия, ее нужно приложить к сканеру. Оборудование служит для тщательного контроля часов и минут, которые человек провел на рабочем месте.

Но у этого подхода есть и слабые стороны. Прежде всего, это высокая стоимость аппаратуры. Поэтому небольшие фирмы не могут себе ее позволить.

Ремонт устройств тоже недешевый, что влечет за собой дополнительные затраты. Кроме того, в период обслуживания персонал не сможет добраться до рабочих мест.

Еще один недостаток – довольно высокая вероятность потерять карту. Еще одно решение – применение CRM-систем.

В них встроен автоматический таймер. Он запускается, когда работник запускает приложение.

При выключении счетчик останавливает. Плюсы – простота и надежность. Слабая сторона – возможная путаница поначалу.

Многие будут забывать запустить или выключить программу. Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации.

Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей. Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ.

В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела.

Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.

Уполномоченное лицо должно:

  1. фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
  2. закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.
  3. контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;

Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа. Я согласен на обработку моих персональных данных

Спасибо! Спасибо, ваша заявка принята!

Продолжить До 2013 года организации были обязаны следовать государственным стандартам. Теперь у руководства есть законная возможность разрабатывать собственные шаблоны.

Однако большое количество компаний продолжают использовать те, что предлагает Госкомстат. Причины их популярности заключаются в удобстве, структурированности и функциональности.

Также они просты в использовании и не требуют от специалистов освоения дополнительных навыков. Для создания табеля, в частности, применяются формы Т-12 и Т-13. Последняя создается при помощи автоматизированных систем.

Документы заполняются в одном экземпляре ответственным лицом. После закрытия ставятся подписи представителя отдела кадров и менеджера.

После бумага передается в бухгалтерию. Она хранится в архиве в течение следующих 5 лет. Однако есть исключения. Если хотя бы один работник трудился в тяжелых условиях, то срок увеличивается до 50.

Цифровые технологии активно используются в организации деятельности на предприятиях. Сейчас нет необходимости делать все вручную и самостоятельно контролировать весь персонал.

Существуют сервисы, которые позволяют руководству осуществлять эти процедуры гораздо быстрее и удобнее. Также программное обеспечение снижает вероятность возникновения ошибок из-за человеческого фактора.

Софт устанавливается на компьютер сотрудника и автоматически осуществляет подсчеты. По истечении определенного периода ответственное лицо должно только посмотреть созданный приложением отчет об использовании рабочего времени. В этом разделе будут рассмотрены самые популярные и эффективные решения.

Среди плюсов этого ПО можно назвать возможность интегрировать его с IP-телефонией.

Также доступно сопряжение с календарями и контроллерами – аппаратами для фиксации входов и выходов.

Еще одно преимущество – это учет не только в режиме онлайн, но также в офлайне.

Программа автоматически формирует табели для каждого сотрудника и анализирует его продуктивность. Например, менеджер может увидеть моменты, когда он отвлекался и не выполнял своих задач.

На основании этих данных можно будет определить целесообразность выдачи премии или дальнейшего сотрудничества. Вносить информацию можно вручную или автоматизировать этот процесс.

Приложение не бесплатное, но предусмотрено наличие пробного периода. Он помогает оценить качество софта и удобство применения.

В дальнейшем за каждого работника нужно будет отчислять 250 рублей в месяц. Это альтернативный вариант. Он отличается возможностью отслеживать активность на мониторе с помощью прямой трансляции.

Происходящее на экране также можно записывать.

Еще одно преимущество – это ограничения, которые определяются в настройках.

Например, прописать список запрещенных к посещению сайтов.

При нарушении система уведомляет администратора.

Табель с порядком учета рабочего времени заполняется автоматически. Это позволяет быстрее сформировать документ для передачи в бухгалтерию. Руководитель может в любой момент получить удаленный доступ к компьютеру подчиненного. В течение первых 7 длится пробный период. Потенциальные пользователи могут тщательно изучить ОП, выявить сильные и слабые стороны.
Потенциальные пользователи могут тщательно изучить ОП, выявить сильные и слабые стороны. Цена дальнейшего применения зависит от сроков.

К примеру, если оформить платную подписку сразу на 3 года, то стоимость за одного сотрудника будет составлять 183 рубля в месяц. Эта программа позволяет делать скриншоты с экранов. Их можно будет использовать для контроля качества выполнения обязанностей.

Одна из особенностей – это возможность контролировать действия работника в интернете.

Существует версия приложения как для персональных компьютеров, так и для смартфонов. Это расширяет функционал ПО и помогает использовать его компаниям с различными профилями. Как и в случае с аналогами, предусмотрено автоматическое создание табеля.

Также можно сформировать единый отчет по учету рабочего времени из нескольких. Еще одна сильная сторона – это большой пробный период. Его длительность – две недели.

Из недостатков можно выделить высокую цену – 10 долларов за пользователя. Но разработчик гарантирует неплохие скидки при подключении большого количества компьютеров. Такой график работы вызывает много вопросов.

По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе.

Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.

При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте.

Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников.

Тогда алгоритм действий такой:

  1. изменения отображаются в коллективном договоре;
  2. руководитель издает соответствующий приказ;
  3. проводится ознакомление с распорядком.
  4. разрабатываются графики выхода на смену;
  5. оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;

При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан. Пренебрегать предписаниями не стоит, поскольку это может повлечь за собой санкции со стороны контролирующих органов.

Поэтому нужно позаботиться о подготовке всех документов. Статья 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривает следующие взыскания:

  1. с юридических лиц – 30 000 — 50 000.
  2. за ведение предпринимательской деятельности без регистрации предприятия – от 1000 до 5000, другой вариант – остановка работы фирмы на 3 месяца;
  3. за нарушение правовых нормативов – от 1 до 5 тысяч рублей с ответственных сотрудников;

Поэтому начальникам важно точно знать, что такое учет рабочего времени, как ведется в подконтрольных им компаниях.

Количество показов: 987

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

бухгалтер, юрист 24 декабря 2020 Табель учета рабочего времени — это документ, в котором приводится список работников и количество фактической отработки и отклонений по каждому сотруднику.

Его составляют ежемесячно. Содержание По нормативам, обязательность ведения табеля учета рабочего времени установлена . Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  1. иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.
  2. контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  3. учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику.

Кадровику — отследить явку и, в случае необходимости, обосновать взыскание, наложенное на работника. Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения.

Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

  1. в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  2. табель рабочего времени составляет и ведет уполномоченное лицо;
  3. после чего он передается в бухгалтерию.

Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывается в трудовом договоре.

Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру. В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2.

В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно.

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени, выбор делает работодатель:

  1. сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  2. заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную, — для формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О.

ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п. ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций.

Содержится в базах Росстата, состоит из:

  1. 8 цифр — для юрлиц;
  2. 10 цифр — для ИП.

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно является последний день отчетного месяца. Табель сдают за месяц — период с первого по последнее число июня в нашем случае.

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте.

В нашем примере для работника Петрова А.А. использованы 4 сокращения:

  1. К — командировка;
  2. В — выходной;
  3. Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  4. ОТ — отпуск.

Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:

  1. в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
  2. в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи.

В примере использованы:

  1. 2012 — отпускные.
  2. 2000 — зарплата (оплата труда);

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда.

В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда.

В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске. Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом: Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия.

В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  1. 10 дней в отпуске.
  2. 3 дня — в связи с командировкой;

Табель подписывают в конце месяца:

  1. руководитель отдела;
  2. сотрудник, ответственный за ведение;
  3. кадровый работник.

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  1. период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  2. каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
  3. какой вид отпуска проставлять;

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями: ОТ Очередной оплачиваемый отпуск ОД Дополнительный оплачиваемый ДО Административный (без сохранения ЗП) У Учебный с сохранением ЗП УВ Учебный без отрыва от производства (сокращенный день) УД Учебный без сохранения ЗП Р По беременности и родам ОЖ По уходу за ребенком до 3 лет ОЗ Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях ДБ Дополнительный без сохранения ЗП При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми. Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте: Я Работа в дневное время Н В ночное время РВ Работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином С Сверхурочная ВМ Вахтовым методом Удаленная и дистанционная работа в табеле отмечается теми же обозначениям, что и обычная.

Если сотрудник на удаленке отработал полный рабочий день, в верхней строке указывайте Я (или 01 при цифровом обозначении), а в нижней — количество фактически отработанных часов по норме рабочего времени.

Командировки и повышение квалификации: К Служебная командировка ПК Повышение квалификации с отрывом от труда ПМ Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности Отсутствие на рабочем месте: Б Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине) Т Временная нетрудоспособность без выплаты пособия ЛЧ Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях ПВ Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) Г Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей ПР Прогул без уважительных причин НС Режим неполного рабочего времени В Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином) ОВ Дополнительный оплачиваемый выходной НВ Дополнительный неоплачиваемый выходной ЗБ Забастовка НН Невыясненная причина неявки РП Простой по вине работодателя НП Простой по не зависящим ни от кого причинам ВП Простой по вине работника НО Отстранение от работы (оплачиваемое) НБ Остранение без сохранения ЗП НЗ Приостановка работы при задержке ЗП Если работник выходит на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу (30.03-03.04.2020), в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов. Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в ): 2000 Трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения) 2010 Выплаты по гражданско-правовым договорам 2012 Отпускные 2300 Больничное пособие 2530 Оплата в натуральной форме 2760 Материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию 3020 Проценты по вкладам 2021 года по форме Т-12 в 2021 году бланк по форме Т-13 Т-12 Т-13 в word Правовые документы бухгалтер, юрист В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер.

В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год.

Пишу статьи с 2012 года Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

КАДРОВИКУ: ЛЕНТА БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?