Надо ли писать дату приказа при ссылке на него



Надо ли писать дату приказа при ссылке на него

Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений


Приказ по основной деятельности.

Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы. Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы). К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.
К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

  1. Подписание приказа руководителем
  2. Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
  3. Подготовка проекта приказа
  4. Согласование проекта со специалистами

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

  1. Текст
  2. Дата (датой приказа является дата его подписания)
  3. Наименование вида документа – ПРИКАЗ
  4. Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
  5. Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)

Текст приказа состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

  1. «в какие сроки»
  2. «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
  3. «что сделать» (указывают конкретную работу)

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки.

В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

  1. Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
  2. Отметка об исполнителе
  3. Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)

Приказ вступает в силу с момента подписания.

Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы.

Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности. Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической службыВ целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работыПРИКАЗЫВАЮ:1.

Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

  1. Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
  2. Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
  3. Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2.

Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Главный бухгалтерПомощник генерального директорапо коммерческим вопросамГлавный юрисконсульт Антонова 265 76 88 Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п. Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее).

Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции. Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

  1. Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»
  2. Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управленияНа основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»ПРЕДЛАГАЮ: 1.

Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Руководитель службы ДОУ В.Н.КораблеваСмирнова 233 45 80Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее).

Подписывается распоряжением директором или его заместителями. Распоряжение оформляются аналогично приказу.

Отличия заключаются в следующем.

  1. Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»
  2. Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» РАСПОРЯЖЕНИЕ _______________№______________ О проведении ремонтных работВ связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40ОБЯЗЫВАЮ:1. Провести ремонтные работы в комнате № 40.Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С.Срок исполнения – 01.06.2001 2.

Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Главный инженер Б.К.Савельев00.00.0000Терентьева 233 67 88 : Теги:

4.10. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).Дата акта может являться:- датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);- датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии.

В этом случае период проверки указывается в тексте акта.Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.Например, на бланке письма:17.03.2018 N 21/07-10на бланке приказа:Федеральное государственное бюджетное учреждениеНаучно-исследовательский институт «Восход»(ФГБУ НИИ «Восход»)ПРИКАЗ16 апреля 2018 г.N 125МоскваВ актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа.

При угловом расположении дата проставляется от левого поля.Например:Федеральное государственное бюджетное учреждениеНаучно-исследовательский институт «Восход» (ФГБУ НИИ «Восход»)АКТ02.03.2018N 15МоскваВ докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись».

Делопроизводство: оформляем приказ по правилам

220073, г.Минск, пер. 1-ый Загородный, д.20 Автор: Алина Дудинская Приказы издаются во всех организациях.

Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита.

В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов. Правило 1. Соблюдаем поля. В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей <*>: — левое — 30 мм; — правое — не менее 8 мм; — верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт. Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт <*>.

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами. Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта <*>.

На компьютере это производится нажатием клавиши Enter. Внимание! Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки.

Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт <*>.

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.
Итак, в приказе нельзя <*>: — выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.); — печатать вразрядку, т.е.

с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»); — переносить слова (в виде «пере-вести»).
Внимание! Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно <*>: — переносить слова; — уменьшать левое поле до 20 мм; — уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.
Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат. Шапка приказа Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Рисунок 1 Все реквизиты шапки приказа печатаются <*>: — без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения); — без точки в конце; — с максимальной длиной строки — 73 мм.

Реквизит «Наименование организации».

Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом <*>. Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм.

Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт <*>.

Реквизит «Название вида документа». В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» <*>.

Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа.

Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ. Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ <*>.

Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года.

Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением <*>. Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам.

Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) <*>. К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера <*>: «к» — для приказов со сроком хранения 75 лет; «л» — для приказов со сроком хранения 3 года.

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.).

В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением <*>. Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации.

Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода. Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту <*>: — должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким; — нельзя заключать в кавычки и подчеркивать; — нужно грамматически согласовать с названием документа.

Например, приказ (о чем?) о приеме на работу; — может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.). Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм.

Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм <*>.

Основная часть приказа Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст».

Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей <*>: — констатирующей; — распорядительной (рисунок 2). Рисунок 2 Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании.

Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка <*>.

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится <*>. Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами.

Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ».

В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.).

В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» <*>.

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения.

Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

В конце каждого пункта ставится точка.

Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа <*>. Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится.

После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка <*>. Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля <*>.

В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста.

В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

<*>. Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» <*>. В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов.

Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» <*>. В конце распорядительной части ставится точка <*>.

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления <*> : — фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА); — если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.; — в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста. Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым.

Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт. После каждого пункта основания следует поставить точку <*>.

Примеры Основание: 1. Заявление от 07.05.2020. 2. Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019. Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.

Заключительная часть приказа Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3). Рисунок 3 Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются <*>: — без абзацного отступа (т.е.

от нулевого положения); — без точки в конце.

Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит <*>: — из наименования должности лица, подписавшего документ.

Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.

Внимание! Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» <*>.

Вместе с тем это противоречит ч.

3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности».

Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности; — собственноручной подписи; — расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее).

Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения). Гриф согласования располагается сразу за подписью и должен иметь максимальную длину строки 73 мм.

Интервал между строками самого реквизита — точно 14 пт.

Гриф согласования начинается словом «СОГЛАСОВАНО». Оно оформляется прописными буквами, без кавычек и пробелов.

Далее оформление будет зависеть от того, единолично или коллегиально производилось согласование <*>. Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Пример СОГЛАСОВАНО Директор общества с ограниченной ответственностью «Полоса» Подпись П.П.Петров ДД.ММ.ГГГГ Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс <*>. Пример СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профсоюзного комитета ДД.ММ.ГГГГ N 20 Реквизит «Виза».

Приказы обязательно нужно согласовать как минимум с юрслужбой организации <*>. Поэтому данный реквизит является обязательным для всех приказов.

Виза располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа приказа слева. Допускается оформлять визу на оборотной стороне приказа.

Если нужно оформить несколько виз, то они располагаются одна под другой в порядке визирования <*>. Максимально допустимая длина строки визы — 73 мм, а интервал между строками — точно 14 пт <*>. Реквизит «Виза» включает в себя <*>: — наименование должности лица, визирующего проект приказа; — его собственноручную подпись; — расшифровку подписи; — дату визирования.

Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются». Пример Начальник юридического отдела Подпись Л.Л.Лосев ДД.ММ.ГГГГ С проектом не согласен.

Замечания прилагаются Отметка об ознакомлении.

Она оформляется ниже реквизита «Подпись» <*>: — на лицевой стороне последнего листа приказа либо — на оборотной стороне приказа. Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте также: *по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex Понравилась статья? Поблагодарите автора. Сказать спасибо Путеводитель Путеводитель Другие статьи автора 08.02.2021 2564 28.01.2021 1458 18.01.2021 86295 16.11.2020 5269 Другие статьи по категории 03.06.2021 86 24.05.2021 950 17.05.2021 7330 13.05.2021 344 Онлайн-сервис готовых правовых решений Как с вами можно связаться?

Онлайн-сервис готовых правовых решений Еще нет аккаунта?

Попробовать бесплатно Клиентам ilex Войти в сервис Онлайн-сервис готовых правовых решений Отмена Перейти © ООО «ЮрСпектр» 2016-2021 Все права защищены.

Информационные и технологические составляющие эталонного банка данных правовой информации Республики Беларусь предоставлены Национальным центром правовой информации Республики Беларусь.

Спасибо, ваше письмо отправлено. Закрыть Извините, письмо не было отправлено.

Попробуйте снова. Закрыть

Как грамотно писать даты в документах: рассказывает делопроизводитель

22 января 202015 тыс.

прочитали50 сек.21 тыс. просмотров публикацииУникальные посетители страницы15 тыс. прочитали до концаЭто 73% от открывших публикацию50 секунд — среднее время чтенияПришла пора немного приоткрыть завесу тайны в личную жизнь автора.

Так сложилось, что вот уже несколько лет я работаю делопроизводителем. Это не то же самое, что и секретарь (и я резко реагирую, если меня так называют). Я занимаюсь ведением и оформлением входящих и исходящих документов, при этом мне часто приходится быть еще и корректором, и редактором.

Коллеги пишут письма — я их поправляю. Этакая цензура, ага.И вот ошибки в датах уже набили оскомину — так часто люди не знают, как правильно их писать. Поэтому я расскажу, как легко это запомнить.В принципе, у даты могут быть только два формата — числовой и буквенно-числовой.

Вот самые частые ошибки, которые допускают везде — не только на моей работе:1) 2 февраля 2020 г. 2) 20.01.19 3) 20.01.2019 г.4) 20 января 2020А вы нашли, что здесь не так?

Пишите в комментариях!Итак, запомните, что формат даты в числах должен иметь вид:ХХ.ХХ.ХХХХ (без пробелов), где2 знака – число, 2 знака – месяц и 4 знака – год.

Даже если число однозначное, впереди ставится ноль (чего нет в примере №1).

Это имеет большое значение, если документ участвует в юридических разборках. Без первого знака дорисовать к цифре можно все, что угодно. И доказывай потом, что ты не верблюд.

В примере №2 год указан последними двумя цифрами – это тоже неправильно. Цифр должно быть четыре.Буквенно-числовой формат может быть таким:ХХ месяц ХХХХ_г.

(слова отделены пробелами)ХХ месяц ХХХХ годаВ примере № 3 «г.» в конце – лишняя, ее ставить нельзя. А вот в №4 ее как раз не хватает. Причем можно писать как сокращенно «г.», так и полностью «года».20 января 2020 года20 января 2020 г.20.01.2019 Надеюсь, что моя статья помогла вам в этом разобраться.Читайте также:Было полезно?

Пожалуйста, поставьте «пальчик вверх» и подпишитесь на канал, чтобы другие читатели тоже увидели статью.Делитесь материалом в социальных сетях — давайте вместе делать мир грамотнее!С уважением, автор канала «Беречь речь» — здесь пишут о русском языке с юмором и любовью.

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Помещено в тему:

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства.

С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться. Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ.

Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец .

Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно бланк письма имеет аналогичные размеры.

Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру. Заголовок к тексту Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа.

Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д. Изложение основания приказа Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа». В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов).

Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти.

Но если в вашей организации принято слово ПРИКАЗЫВАЮ: печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим. Распорядительная часть В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий.

Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.

Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения.

Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно). Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить.

Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе.

Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.

Как оформить приложение Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.). Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют.

Например,

«Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)»

. Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу: Приложение № 4 к приказу ООО «Буйвол» от 16.01.2014 № 12 Как правильно оформить или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется , тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье. Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов.

Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о по основной деятельности – это обязательные этапы. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 220 комментариев

2020: год с подвохом, или Как правильно оформлять даты в документах текущего года?

Анонсы 6 июля 2021 Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

16 июня 2021 Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ».

Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. 5 февраля 2020 Дата является одним из важных реквизитов любого организационно-распорядительного документа (будь то уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и т.п.).

В соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «» (утв.

) дата считается реквизитом, обозначающим время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. Как правило, с ней связывается срок вступления документа в силу (если в самом тексте не имеется оговорки об ином моменте начала его действия), от нее же может зависеть и срок действия документа. Кроме того, правильность проставления даты имеет важное правовое значение, в том числе, для последующего разрешения возможных конфликтов с контрагентами (например, в целях исчисления сроков исковой давности и т.п.).

Несмотря на то, что общих норм, обязывающих проставлять в документах дату их составления, нет (за исключением отдельных законодательных положений, предусматривающих дату в качестве обязательного реквизита документа, – например, ), для большей определенности целесообразно все же указывать ее. Какие опасности таит в себе 2020 год? На практике встречаются случаи, когда лица, составляющие документы, в целях сокращения длины написания даты применяют формат ее написания арабскими цифрами через точку при неполном указании года – например, вместо «23.08.2019» указывают «23.08.19».

Если для прошлого года такое написание не представляло особой угрозы (хотя юридически и не являлось правильным), то год 2020 такую опасность таит.

Так, не исключено, что при спорных ситуациях контрагент может приписать к дате числовую комбинацию, характеризующую прошлые годы, в результате чего, к примеру, вместо «21.01.20» получится дата «21.01.2016». Такая «поправка» может иметь неблагоприятные последствия – например, станет невозможным предъявление иска к недобросовестному контрагенту в силу истечения сроков исковой давности и т.п.

(не говоря уже о том, что добросовестной стороне договора придется доказывать в суде правильность указания даты именно в его экземпляре договора). Какие правила учитывать при оформлении даты в документе? Чтобы избежать неприятностей и обезопасить себя от возможных ошибок при оформлении документов в части указания в них даты, органам власти, юрлицам и ИП следует руководствоваться положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), утв.

. В нем, в частности, содержатся положения, согласно которым дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в нем. При этом уточнено, что документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Что касается конкретных правил оформления даты, то предусматривает вариативность способов.

Так, дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из способов:

  1. словесно-цифровым способом (5 февраля 2020 г.).
  2. арабскими цифрами, разделенными точкой (05.02.2020);

Напомним, эти правила применяются на добровольной основе для оформления любых организационно-распорядительных документов, в том числе включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000. Они распространяются на документы на бумажном и электронном носителях ().

Чем грозит указание в договоре даты его заключения, отличной от фактической (заключение договора «задним числом»)? Узнайте из материала

«Дата и место заключения гражданско-правового договора»

в «Энциклопедии решений. Договоры и иные сделки» системы ГАРАНТ.

Получите на 3 дня бесплатно! Стоит отметить, что указанные правила актуальны и при утверждении документа распорядительным документом. Так, гриф утверждения, состоящий из слова «Утвержден» («Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, и наименования распорядительного документа, должен содержать дату, проставляемую по установленному формату, а также номер. Можно привести следующие примеры: (Регламент) Утвержден приказом АО «Профи» от 5 февраля 2020 г.

№ 82 (Правила) Утверждены приказом АО «Профи» от 5 февраля 2020 г. № 83 Аналогичные рекомендации по оформлению даты документа содержатся в , утв.

. Помимо общей нормы, идентичной положению из , в ней дополнительно содержатся примеры оформления даты в письмах зарубежным адресатам. В последнем случае дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (например: 5 февраля 2020 г.). А при составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2020, February 5).

Не следует забывать, что в инструкциях по делопроизводству при описании правил оформления даты документа может быть учтена специфика конкретных госорганов и организаций.

Например, в , утв. , конкретизировано, что датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии – это день его принятия; для протокола – дата заседания (принятия решения); для акта – дата события.

При этом изданные органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями документы должны иметь одну (единую) дату – дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ. Работникам прокуратуры предписывается оформлять даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.

День месяца и месяц записываются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой в обязательном порядке ставится ноль (например: 05.02.2020). Это правило имеет принципиальное значение, поскольку предотвращает возможность подстановки дополнительной цифры к той, что указывает на день месяца (например, вместо 5.02.2020 может получиться 15.02.2020 или 25.02.2020).

Также в числе нюансов оформления даты – место ее указания. Дата может быть указана не только в «шапке» документа как признак его индивидуализации (это актуально для случаев одновременного подписания документа сторонами), но и в конце документа по итогам подписания его последней из сторон. Причем ограничений в части проставления даты нет даже для выходных или праздничных дней, о чем свидетельствует судебная практика – .

*** Таким образом, в 2020 году лицам, ответственным за составление организационно-распорядительных документов, рекомендуется уделить особое внимание правильности оформления даты в них.

Обращать внимание на формат даты следует и ответственным за подписание документа лицам.

Ведь соответствующее правилам ГОСТ и инструкциям по делопроизводству оформление дат позволит обезопасить госорганы, организации и ИП от лишних неприятностей и будет препятствовать совершению контрагентами или должностными лицами недобросовестных действий.

Теги: , , , , , , , Источник: Документы по теме:

  1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «»
  2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «»
  3. Национальный стандарт РФ «»

Читайте также: Следующим шагом будет признание утратившими силу более 3,5 тыс. правительственных актов СССР.

В материале собраны и сгруппированы по темам наиболее важные и интересные тезисы о заработной плате, отпусках, увольнении, трудовых книжках и т.п. Вместе с отчетностью организации должны представить и аудиторское заключение по ней Законодательством не предусмотрено аннулирование этих документов, однако стороны могут договориться не учитывать правовых последствий ошибочно составленного документа. © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021.

Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ. Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС».

Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года. ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г.

Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, . 8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок) Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб.