Нужно ли отмечать расторжение договора в журнале регистрации



Нужно ли отмечать расторжение договора в журнале регистрации

Журнал регистрации трудовых договоров: оформление и правильное ведение, образец


Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными?

Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье. Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом.

Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  1. место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.
  2. дату и номер заключенного трудового договора;
  3. фамилия, имя и отчество работника;
  4. структурное подразделение;
  5. срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  6. вид и характер работы;
  7. занимаемую должность;

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное.

Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.

Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так: Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel).

Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров. Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации.

При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала.

Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ.

Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены.

Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.

Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.
Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать. buhguru.com Трудовой договор – обязательный документ, составляемый при трудоустройстве работника.

Форма является доказательством оформления трудовых отношений.

В состав обязательных пунктов документа входят:

  1. Занимаемая должность.
  2. Реквизиты сторон: компания-работодатель, представляющий интересы предприятия руководитель и наемный работник, принятый по договору.

  3. Краткое описание должностных обязанностей.
  4. Социальные гарантии, права и обязанности работодателя.
  5. Права и обязанности работника.
  6. Условия трудового распорядка.
  7. Срок действия договора (бессрочный или срочный).
  8. Подписи сторон.

Документ обязателен для юридических лиц и ИП.

договора разрабатывается работодателем самостоятельно при условии включения в форму обязательных пунктов. Соглашение составляется в 2-х экземплярах.

Подписанные обеими сторонами оригиналы формы имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы – 75 лет. Каждому из оформленных договоров присваивается своя нумерация.

Данные присваиваются при регистрации документа в специально предназначенном журнале.

Традиционно формы разделяют по годам, что находит отражение в номере документа.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета.

Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников. Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных.

Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры. Систематизация данных позволяет:

  1. Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.
  2. Вести четкий учет кадрового состава.
  3. Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.

Если журнал в качестве первичного документа указан в учетной политике, ведение его обязательно. По просьбе трудовых инспекций или иных организаций, контролирующих условия труда и заработной платы им может быть предоставлен данный журнал.

Сотрудник при получении экземпляра договора расписывается в журнале, что является доказательством наличия у него документа.

При утере и повторном обращении работнику выдается дубликат.

При ведении журнала форма определяется в числе других кадровых документов и закрепляется в учетной политике предприятия. Приказ устанавливает электронный либо бумажный порядок ведения и ответственное лицо, на которое возлагаются обязанности заполнения данных.

Форма журнала регистрации разрабатывается предприятием самостоятельно. Традиционно ответственность за ведение журнала возлагается на кадрового работника или менеджера по персоналу.

Лицо, составляющее трудовые договора по образцу, разработанному на предприятии, вносит запись в журнал сразу после внесения подписей сторон. Предприятия преимущественно прибегают к бумажной форме ведения журнала. Документ может создаваться на основе любой книги учета, не имеющей четких наименований столбцов.

Разработкой названий и состава данных столбцов занимается ответственное лицо, которое производит регистрацию документов и поиск экземпляров договоров на основании нумерации. Форма может иметь ограниченный срок ведения (год) либо бессрочное применение при систематизации данных.

Оформление документа начинается с титульного листа.

Журнал должен иметь название, дату начала, данные должностного лица, ответственного за ведение формы. Запись ведется по каждому документу отдельно.

Аналогично заполнению других журналов учета, пустые строки между записями не допускаются. Листы формы нумеруются, прошиваются и заверяются руководителем компании.

После окончания заполняется последний лист. Указывается дата последней записи, место хранения. Если производится передача документа в архив, заносится запись о передаточном акте – его номере и дате.

Лист подписывает ответственное лицо и руководитель. Цель составления журнала – систематизация кратких данных.

В стандартном варианте кадровый работник ведет учет по столбцам:

  • Занимаемая должность, подразделение.
  • Регистрационный номер документа.
  • ФИО сотрудника.
  • Подпись в получении работником экземпляра договора.
  • Дата внесения данных.
  • Дополнительные соглашения.
  • Дата заключения трудового договора.
  • Порядковый номер.
  • Примечание.

Примерный образец заполнения журнала (фрагмент): 1 2 3 4 5 6 7 8 9 15 02.03.2015г.

Источник: https://uridicheskoelico.guru/rabota-s-kadrami/obrazets-zapolneniya-zhurnala-registratsii-trudovyh-dogovorov.html Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение.

Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон. Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками. Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров.

Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.

Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.

Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете тут. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.

Титульный лист журнала регистрации трудовых договоров.

Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами.

Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.

Журнал заполняется в соответствии со стандартными правилами делопроизводства.

Но если необходимо внести корректировки, то можно спокойно вносить столбцы и убирать их. На титульнике журнала указываются:

  1. полное наименование предприятия/организации или ИП;
  2. дата окончания отчета.
  3. дата начала отчета;
  4. название журнала;

Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (и заполняемое и незаполненные). На первой странице не принято что-то писать.

На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала.
В таблице укажите:

  1. основание, для поручения веления журнала;
  2. временной период;
  3. ФИО ответственного лица; его должность;
  4. порядковый номер;
  5. подпись лица.

После начинаем уже непосредственно заполнение журнала (таблицы из обычно 11 столбцов) Журнал регистрации трудовых договоров — образец бланка для заполнения:

Бланк журнала регистрации трудовых договоров.

Иной вариант заполнения журнала:

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

  1. Столбец 1
  2. Столбец 2
  3. Указывается регистрационный номер договора/соглашения (не путать с номерок трудового договора).
  • Столбец 6
  • Столбец 5
  • Профессия работника/ должность.
  • Столбец 4
  • Непосредственно номер трудового договора/соглашения.
  • Столбец 7 и 8
  • Столбец 3
  • Фамилия работника и его инициалы.
  • Дата, когда договор был заключён.
  • Структурное подразделение, в которым осуществляет свою деятельность работник.

Они объединены в одну графу и называются сроком действия.

В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.

  1. Столбец 10
  2. Столбец 9
  3. Примечания и дополнения.
  4. Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).
  5. Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить — читайте в этой статье.
  6. Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.
  7. Столбец 11

Проясним некоторые моменты в заполнении:

  • Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11.
    Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.
  • Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
  • При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
  • Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1).

    После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).

  • На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив.

    Также обязательно указывайте дату.

Журнал регистрации трудовых договоров — образец скачать бесплатно вы можете по этой ссылке. Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год.

Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию. Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете здесь. В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате.

В случае чего его всегда можно распечатать. Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.

  1. лучшая конфиденциальность журнала;
  2. фиксированный контроль за верным оформлением;
  3. оптимизация работы;
  4. меньше затрат па ведение;
  5. более простой формат исправления ошибок;
  6. простота выдачи выписок и справок.
  7. возможность быстрого поиска в документе;

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров. При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки.

После заводится новый документ. Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом.

Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.

Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже — читайте в нашей новой публикации.

Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал. fbm.ru

  • Нужно ли вообще вести журнал регистрации трудовых договоров?
  • Наличие на предприятии такого журнала позволит подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним как для внутренних целей, так и в случае судебного спора.
  • Так, благодаря этому журналу будет соблюдаться определенный порядок учета документации, хранящейся в архиве предприятия.

Его очень удобно использовать при составлении различного рода справок, так как в данный журнал вносятся все реквизиты договоров.

Кроме того, на его основании возможно составление различных статистических отчетов. Несмотря на всю пользу указанного документа, его наличие на предприятии необязательно. Допускается вести журнал в свободной форме.

Обычно этим занимается сотрудник кадровой службы. Возможно оформление как в бумажном, так и в электронном виде. На практике производится ежегодная замена указанного журнала, но, если договоров немного, можно вести 1 журнал на протяжении нескольких лет.

Источник: https://otkroybiznes.guru/rabota-s-kadrami/obrazets-zapolneniya-zhurnala-registratsii-trudovyh-dogovorov.html Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации. Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Учитываются создание, отправка и принятие документа. Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно.

Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.

Учету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя (отдельно мы рассказывали о журнале учета трудовых книжек, а также их выдачи).

Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:

  • Служба ГИТ (труда и занятости), производя проверку, обязательно интересуется наличием этого журнала.
  • Журнал учета трудовых договоров включен в Перечень типовых управленческих документов.
  • Небрежное отношение к регистрации договоров со стороны кадрового специалиста грозит возникновением неприятностей и разногласий с контролирующими органами.
  • Существуют общие правила ведения документооборота, которые гласят, что регистрации должен подлежать любой документ.

Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени.

Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен. Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.

Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы.

Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.

  1. В любом случае хранить один журнал куда проще, чем огромную стопку документов, которые к тому же часто перемешаны, что делает поиск необходимой бумаги долгой и весьма изнурительной процедурой.
  2. Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:
  3. Журнал регистрации трудовых договоров образец скачать бесплатно можно тут.

  • Примечания.
  • Дата расторжения трудового договора прописью.
  • Дата расторжения
  • Должность
  • Сведения о дополнительных соглашениях.
  • Порядковый номер записи.
  • ФИО регистрируемого сотрудника.
  • Структурное подразделение, где трудится сотрудник.
  • Указывается, основной работой является для сотрудника работа на предприятии или он трудится здесь по совместительству.
  • Дата заключения трудового договора прописью
  • Дата заключения трудового договора

Часто с целью экономии места графы могут быть объединены.

Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8. Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений.

Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.

Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет. Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации.

При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу.

Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив.

Он может быть закрыт и досрочно — в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины. Электронный формат дублирует бумажную форму. Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации.

Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно). Но у такого формата есть и минус – личную подпись здесь не поставишь, поэтому приходится вести журнал учета трудовых договоров сразу в двух видах.

Наиболее частая ошибка, которую допускают кадровые специалисты при заполнении – это проставление в графе 1 (порядковый номер записи) номера договора. Кроме того, типичной ошибкой является дублирование даты заключения и расторжения договора цифрами в графах 7 и 8.

Внести изменения в журнал учета трудовых контрактов невозможно независимо от того, электронного формата он или бумажного.

В программе должна быть предусмотрена невозможность изменения номеров, чтобы предупредить махинации со стороны кадрового работника. В бумажный документ также изменения вносить нельзя.

Если допущена ошибка, необходимо досрочно закрыть журнал, доложить начальству и открыть новый. В таком случае нарушения не будет. Ведение журнала регистрации трудовых договоров вовсе не обязательно, но достаточно удобно так, как позволяет быстро найти любую информацию и избавляет от необходимости хранить кипы документов.

Наличие такого документа в компании – признак порядка и организации. Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 938-47-92 (Москва) Это быстро и бесплатно! Источник: https://101million.com/dokumenty/zhurnaly/registratsii-trudovyh-dogovorov.html Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор.

Выручает журнал регистрации. Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника.

Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98.

Случаи, когда пригодится журнал:

  1. при поиске документов для внутреннего пользования.
  2. составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
  3. судебное разбирательство при увольнении работника;

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа. Некоторые работодатели записывают в журнал не только сведения о договоре, но и информацию о должностных обязанностях сотрудника, комментарии касательно результатов его работы.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа. Ведение регистрационного журнала — обязанность специалиста по кадрам.

Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров.

Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

Состав учётного документа — наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации. Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

На титульном листе отмечаются даты действия журнала и наименование работодателя Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист.

На нём укажите:

  1. наименование организации;
  2. ФИО руководителя организации и ответственного лица.
  3. дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);

Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

  1. подпись сотрудника;
  2. комментарии и примечания;
  3. ФИО работника;
  4. номер договора;
  5. регистрационный номер;
  6. характер выполняемой работы;
  7. срок действия договора;
  8. дата заключения договора;
  9. должность;
  10. подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

Графы таблицы учёта трудовых договоров формируются на усмотрение работодателя По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы — контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации.

Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты.

Поставьте подпись руководителя и печать организации. Заверительная запись находится на последней странице и заполняется в начале работы Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

Разрешается применять электронную версию журнала регистрации трудовых договоров.

Загрузите шаблон, заполните титульный лист и при необходимости отредактируйте графы. Неудобство электронной версии в том, что сотрудник не может своевременно оставить свою подпись, получая копию договора или справку. При судебных разбирательствах журнал на бумажном носителе рассматривается в первую очередь.

Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п.

«в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров.

При этом укажите номера неверно записанных документов. Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kak-vesti-zhurnal-uchyota-trudovyih-dogovorov-i-dopolnitelnyih-soglasheniy.html С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров». ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк книги регистрации трудовых договоров .docСкачать образец заполнения книги регистрации трудовых договоров .doc Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров. Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.

Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

  1. отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).
  2. содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров. Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению. Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия. Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

  1. период хранения.
  2. дата начала ведения книги и ее окончания;
  3. название документа;
  4. наименование организации;

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

  1. характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).
  2. структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
  3. фамилия-имя-отчество сотрудника;
  4. дата заключения трудового договора, его номер;
  5. должность;

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований.

Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

  1. Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.
  2. Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.
  3. Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.
  4. Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:
  1. более легкий контроль за ее сохранностью;
  2. минимум расходов.
  3. конфиденциальность;
  4. простата оформления и заполнения документа;

Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

Источник: https://assistentus.ru/forma/kniga-registracii-trudovyh-dogovorov/ На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета.

При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие. Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации. Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  1. книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  2. это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  3. с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

  1. Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.
  2. Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:
  3. К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.
  4. Перечень типовых управленческих архивных документов

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой. С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь. Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше. Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе.

Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться. Следует указать:

  1. его личную подпись.
  2. ФИО;
  3. причину, по которой лицо ведет журнал;
  4. порядковый номер;
  5. должность ответственного лица;

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  1. 10 графа – примечания.
  2. 2 графа – дата заключения соглашения;
  3. 9 графа – дополнительные соглашения;
  4. 5 графа – должность или специальность;
  5. 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  6. 4 графа – ФИО сотрудника;
  7. 3 графа – номер самого трудового договора;
  8. 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  9. 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  10. 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника. Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные. Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников. Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  1. контроль хранения документов;
  2. конфиденциальность;
  3. быстрый поиск необходимых документов.
  4. быстрое формирование копий справок и приказов;

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

  1. в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
  2. подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.
  3. регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
  4. когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
  5. если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
  6. книга регистрации должна храниться 75 лет;

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов. Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

  • Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.
  • При этом приказ должен определять:
  • Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.
  1. форму журнала регистрации трудовых договоров.
  2. лицо, несущее ответственность за его ведение;
  3. порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Образец журнала регистрации трудовых договоров Бланк документа можно скачать тут: Электронная версия журнала регистрации Форма номера может быть произвольной. Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день. К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ. Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала. Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации.

Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия. Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

  1. перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.
  2. изменения условий работы;
  3. отстранение от должности;

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

  1. К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.
  2. Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.
  3. Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Внимание!

  1. В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  2. Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ. Источник: http://kadriruem.ru/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov/ Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал?

Об этом поговорим далее.

  1. Как определяются сроки хранения журнала?
  2. Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
  3. Итоги
  4. Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
  • На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

  • О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.
  • Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом. Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно.

Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4.

Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица. На журнале должно быть отражено следующее:

  1. Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.
  2. даты начала и окончания ведения журнала;
  3. наименование работодателя;

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы. Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

  1. 7 — срок действия договора;
  2. 9 — допсоглашения к договору;
  3. 5 — должность работника;
  4. 10 — примечания.
  5. 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
  6. 3 — номер договора;
  7. 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
  8. 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
  9. 2 — дата заключения;
  10. 1 — номер регистрации трудового договора;
  1. Скачать образец
  2. Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:
  3. Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив.

Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя. О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи. В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним.

Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен Подписаться Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovoj_dogovor/zhurnal_registracii_trudovyh_dogovorov_i_dopolnitelnyh_soglashenij/ Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.

Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».

Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня.

Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.

Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.

Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму.

Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.

Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.

Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:

  1. Структурное подразделение, где трудится работник;
  2. Примечания.
  3. Должность, на которой трудится работник;
  4. Вид работы;
  5. Дата, когда был заключен трудовой договор;
  6. ФИО работника;
  7. Номер трудового договора;
  8. Номер п/п;
  9. Характер работы;

Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно.

В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал. Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.

В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.