Программа сэд делопроизводство скачать бесплатно



Программа сэд делопроизводство скачать бесплатно

50 российских систем электронного документооборота: самый полный список


Любая компания рано или поздно задумывается об оптимизации и повышении эффективности бизнес-процессов, наладить слаженную работу которых можно с помощью систем электронного документооборота (СЭД). СЭД позволяют решать задачи по автоматизации работы с документами предприятий различных масштабов и сфер деятельности, в том числе территориально распределённых.

Программные комплексы такого класса обеспечивают организацию юридически значимого документооборота компании, ведение архива документов, автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде), контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и платежей, согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, а также автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса.
Программные комплексы такого класса обеспечивают организацию юридически значимого документооборота компании, ведение архива документов, автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде), контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и платежей, согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, а также автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса.

Кроме того, особенностью большинства современных СЭД является поддержка мобильных устройств и возможность интеграции с существующими информационными платформами предприятия. На российском рынке представлено огромное множество систем электронного документооборота, и чтобы компаниям было проще определиться с выбором, мы составили подборку таких решений. Все они — исключительно отечественного производства, соответствуют законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям IT-безопасности.

Отдельно стоит отметить, что практически все перечисленные ниже продукты включены в реестр отечественного софта и рекомендованы для использования в государственных ведомствах и организациях РФ, а также в компаниях, реализующих проекты в рамках программы импортозамещения ПО.

  • Автоматизированная система секретного делопроизводства . Разработчик: ООО «Центр новых технологий «Импульс».
  • СЭД . Разработчик: компания «ИнтерТраст».
  • Программный комплекс . Разработчик: компания «Этлас-Софт».
  • СЭД . Разработчик: группа компаний Optima.
  • СЭД . Разработчик: компания «Кубань-Информ-Холдинг-Юг».
  • СЭД . Разработчик: ООО «Хоулмонт»
  • Система электронного документооборота . Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
  • Информационная система . Разработчик: компания «Бриз Плюс».
  • Система . Разработчик: ООО «ДоксВижн».
  • Система (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
  • Система электронного документооборота . Разработчик: компания «Синтеллект».
  • . Разработчик: компания «Ред Софт».
  • Платформа . Разработчик: фирма «1С».
  • Система . Разработчик: ООО «Бюрократ»
  • Программный комплекс . Разработчик: фирма «1С».
  • Система . Разработчик: акционерное общество «Комита».
  • СЭД . Разработчик: компания «БФТ».
  • Платформа . Разработчик: компания «Тензор».
  • Программный комплекс (СЭДКП). Разработчик: ФГАУ ГНИИ ИТТ «Информика».
  • СЭД (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания WSS-Consulting.
  • Информационная система . Разработчик: компания «Электронные бизнес-системы».
  • Система защищённого электронного документооборота . Разработчик: группа компаний «Стэк».
  • Система электронного документооборота . Разработчик: компания «АйДи — технологии управления».
  • СЭД . Разработчик: ООО «Аврора Диджитал Груп».
  • Система электронного документооборота . Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС).
  • Система электронного документооборота . Разработчик: государственное унитарное предприятие «Крымтехнологии» (при поддержке Министерства внутренней политики, информации и связи Республики Крым).
  • СЭД . Разработчик: компания «Интерпроком».
  • Решение . Разработчик: ООО «АйДи — Технологии управления».
  • СЭД . Разработчик: группа компаний «Ланит».
  • Система электронного документооборота . Разработчик: компания Directum.
  • Платформа . Разработчик: компания Naumen.
  • Система автоматизации организационно-распорядительного документооборота (делопроизводства) предприятий . Разработчик: ООО «АСКОН-Системы проектирования».
  • Система электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса . Разработчик: компания «Системы документооборота».
  • Система оперативного управления компанией . Разработчик: Motiware.
  • Модуль (поставляется в составе ERP-системы «Компас»). Разработчик: компания «Компас».
  • Программный комплекс . Разработчик: Федеральное государственное унитарное предприятие «Главный научно-исследовательский вычислительный центр» Управления делами президента Российской Федерации (ФГУП «ГлавНИВЦ»).
  • Защищённая система электронного документооборота . Разработчик: АО «Информационная внедренческая компания» (ИВК).
  • Корпоративная система электронного документооборота . Разработчик: «КРОК Регион».
  • Система электронного документооборота . Разработчик: АО «Комсофт».
  • СЭД-система (построена на базе платформы Comindware Business Application Platform). Разработчик: компания Comindware.
  • Система . Разработчик: «СКБ Контур».
  • Система . Разработчик: ООО «Электронный экспресс».
  • Система . Разработчик: «Альфа Док».
  • Система (построена на базе платформы бизнес-приложений bpm’online от компании «Террасофт»). Разработчик: компания «Программные технологии».
  • Программный продукт . Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».
  • СЭД . Разработчик: Cognitive Technologies.
  • Система автоматизации процессов дорожно-строительных организаций (построена на базе платформы «1С:Предприятие»). Разработчик: Аракелян Армен Рафикович.
  • СЭД . Разработчик: «КСК Технологии»
  • Программный комплекс . Разработчик: консорциум «Кодекс».
  • Автоматизированная система . Разработчик: ООО «Экомаш инфо».

Предыдущая статьяСледующая статья

СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами

Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания. «ДЕЛО» — система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки.

Надежное и безотказное решение.

Договорной документооборот Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств.

Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами. Мобильность и удаленная работа Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом.

Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows.

Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.

Юридически значимый документооборот Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.

Постановка задач и контроль исполнения Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач.

Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей. Электронный архив, долговременное хранение документов Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов — бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.

Отчеты и аналитика Инструменты для формирования аналитических отчетов.

Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики. Соответствие российским и международным стандартам СЭД «ДЕЛО» включена в в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.

Автоматизация закупочной деятельности Подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках.

Контроль сроков согласования и подготовки документов. Управление заседаниями/совещаниями СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.

Управление проектами/портфелями проектов Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.

АО КБ «ДельтаКредитБанк»

ОАО «ВТБ-Лизинг»

ОАО «Ленинградская управляющая электросетевая компания» (ОАО «ЛОЭСК»)

ЗАО «ТВЭЛ-СТРОЙ»

ОАО «Оборонстрой»

АО «Газстройпроект»

ПАО «Росгосстрах»

Международный аэропорт «Уфа»

ОАО «Белвнешэкономбанк»

ОАО Енисейское речное пароходство

ООО «Газпром флот»

Национальный расчетный депозитарий Отзыв АО «Водоканал» (Якутск) о внедрении СЭД «ДЕЛО» «В результате внедрения существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс».

И.о. Генерального директора Кырджагасов А.А. Отзыв Алтайского краевого Законодательного Собрания «Внедрение СЭД позволило упростить и автоматизировать такие рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской дисциплины.

Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания и т.д.

В ближайшей перспективе при помощи дополнительных средств системы («Сервер электронного взаимодействия»), рассматривает возможность перехода на электронный обмен документами с Правительством Алтайского края через Единую систему электронного документооборота, что значительно упростит работу с корреспонденцией.» Руководитель проекта И.В.

Казанцева Отзыв «Майминской районной больницы» о внедрении СЭД «ДЕЛО» «Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих поручений Главного врача, обращений граждан.

В результате внедрения СЭД специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД.» И.о. главного врача Е.А.Сараева

Ольга Савко Начальник группы телемаркетинга Закажите демонстрацию системы Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция Переход на отечественную АИС МФЦ Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ Акция «Амнистия» по техподдержке Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015 7 000 компаний 250 во всех городах России и странах СНГ Решения Продукты О компании Пользователям Copyright 2021 «Электронные Офисные Системы» ^

Управление документами и информацией

СЭД «ДЕЛО» позволяет структурировать и упростить совместную работу над документами и организовать единое информационное пространство, включающее в себя:

  1. Наглядную информацию о ходе исполнения поручений;
  2. Поиск по файлам, документам, поручениям, отчетам;
  3. Мобильный доступ к информации.
  4. Входящие/Исходящие документы организации;
  5. Инструменты для общения – форумы, видеоконференцсвязь;
  6. Задачи и поручения для сотрудников и подразделений;
  7. Общие и личные папки сотрудников и подразделений;
  8. Согласование договоров, приказов, служебных записок и пр. в электронном виде;

Возможность протоколирования всех действий пользователей в СЭД позволяет быстро восстановить историю работы с документом и его изменений.

В итоге в системе документооборота хранится полная история всех событий, так или иначе связанных документов.

Применение инструментов многоуровневой аналитики позволяет:

  1. Оптимизировать и повышать эффективность процессов организации.
  2. Находить явные и скрытые зависимости и закономерности;

Для обработки больших объемов информации предусмотрена возможность применения технологий искусственного интеллекта для решения таких задач как:

  1. Поиск сходных по содержанию текстов;
  2. Автозаполнение атрибутов карточки;
  3. Поиск документов по синонимам.
  4. Автоматическая классификация поступающих документов;

Ольга Савко Начальник группы телемаркетинга Закажите демонстрацию системы Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция Переход на отечественную АИС МФЦ Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ Акция «Амнистия» по техподдержке Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015 7 000 компаний 250 во всех городах России и странах СНГ Решения Продукты О компании Пользователям Copyright 2021 «Электронные Офисные Системы» ^

Просто об электронном документообороте

Хотите разобраться в теме электронного документооборота?

Специально для вас мы собрали всю основную информацию в одном месте. Время на изучение — 1-1,5 часа.
  1. Если вы преподаёте в вузе, предлагаем вам набор лекционных материалов, практических и лабораторных заданий. Подробности — на странице .
  2. Если у вас есть больше времени, то можете скачать архив материалов — (время на изучение — 20 часов). Но сначала на сайте.
  3. О новых технологиях и тенденциях в автоматизации компаний — раздел .

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу).

Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что внедрение электронного документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в автоматизации формируется далеко не мгновенно. И только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу о том, что предприятию нужна специальная информационная система для управления контентом (ECM-система).

И только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу о том, что предприятию нужна специальная информационная система для управления контентом (ECM-система). Именно тогда появляется необходимость управлять информацией на всех стадиях её существования, пока она не устаревает.

  1. Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией?
  2. Что возможно делать с информацией на каждом из этапов?
  3. Как обширная теория воплощается на практике?
  4. Какие этапы работы с информацией охватываются её инфраструктурой?

Существует множество определений.

Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохранённый на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Он сопровождается карточкой с атрибутами — подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой.

По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса.

Пример такой последовательности — получение документа, его регистрация, рассмотрение и исполнение документа, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

(СЭД) — это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) — система управления электронными документами. ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как

«управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)»

.

Это определение несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила хранения и т.д.

Более точные и «научные» определения этих и других терминов можно найти в . Рекомендуем также ознакомиться с материалами рубрики . Чтобы оценить, нужна ли СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

  1. вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
  2. вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, который отправили на согласование?
  3. получится точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
  4. вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
  5. можете ли быстро найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнёром?

Если на 3 или более вопросов вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьёз задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.

Прозрачность бизнес-процессов. Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.

Выше исполнительская дисциплина. По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. С полным контролем всех этапов работ ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников. Система сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д.

Ускоряется документооборот. И как следствие, быстрее проходят все процессы в организации. Обеспечивается конфиденциальность информации.

Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей.

Все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются. Выполняются требования стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач в российских компаниях.

В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) есть прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между сотрудниками.

Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

  1. обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
  2. предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.
  3. сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;

Легко внедрять инновации и обучать новичков. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников.

Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.).

Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Внедрение ECM-системы налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды.

В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Больше конкурентных преимуществ.

ECM-система напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников. К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

  1. защита (Preserve),
  2. управление (Manage),
  3. захват (Capture),
  4. доставка информации (Deliver).
  5. хранение (Store),

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений.

Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни. С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе . По мнению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

  1. управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.
  2. workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
  3. совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
  4. управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов иccт.д.;
  5. сканирование документов и управление образами бумажных документов;
  6. управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;

По количеству реализуемых функций СЭД делятся на:

  1. электронные архивы;
  2. комплексные или ECM-системы.
  3. системы делопроизводства;
  4. workflow-системы;

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела «Функционал СЭД и ECM»: Ниже приводится в нотации . Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте.

Документ заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в электронном виде: В СЭД/ECM вы можете вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией.

Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует.

Исполнение тех или иных поручений осуществляется в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач, в рамках типовых бизнес-процессов или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM-система часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее.

О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее. ERP (Enterprise Resource Planning) — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) с помощью информационной системы. И ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией.

Однако её характер совершенно разный. Основу данных ERP составляет хорошо структурированная информация.

Документ такой системы представляет собой чётко заданную форму (описывающую один из ресурсов — финансы, материальные ценности, производственные мощности), где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM нет разницы текстовый это документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначать права или осуществлять поиск нужного документа.

Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем. В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач.

Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках каждой системы.

СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной. Кадровое делопроизводство. Несмотря на то, что оно напрямую связано с документами, задача этого направления — не сам документооборот, а учёт и управление кадрами.

Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д., для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.).

Кроме того, полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

Учёт финансовых документов.Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др. Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов — это задачи СЭД.

Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д. Совместное использование ECM и ERP-систем полезно на следующих уровнях:

  1. хранение отчётов ERP в ECM, в том числе подписанных электронной подписью;
  2. согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.
  3. хранение образов документов в ECM, учёт которых ведётся в ERP;

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде.

И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество.

. Специально для бухгалтеров мы подготовили сборник статей: Анализ и моделирование бизнес-процессов. Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM ().

Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы.

В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM). Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач).

Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре. Имеющиеся на рынке СЭД часто выходят за рамки своих возможностей и сближаются с классом BPM-систем.

Тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее — от оценки любого проекта компании. Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте.

Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным.

В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету).

Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно.

Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула

«отношение прибыли к общим затратам есть эффективность»

. Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами.

Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

  1. настройка и адаптация ECM-системы;
  2. обучение персонала;
  3. опытная эксплуатация.
  4. исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
  5. организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);

Организовать внедрение предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ скорее всего затянутся.

Во втором случае придётся платить сторонней организации, но сроки и результат проекта будут гарантированными.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

  1. выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
  2. активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
  3. организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям:

  1. достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
  2. полностью срывается внедрение (система реально не работает).
  3. нарушаются сроки и бюджет проекта;

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

  1. низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
  2. недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
  3. нечеткое управление проектом.
  4. консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
  5. неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);

Пути предотвращения рисков стандартные:

  1. четкие директивы и личный пример руководства;
  2. поэтапность внедрения.
  3. обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
  4. детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;

Сфера управления электронным контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается.

Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства. Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:

  1. выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
  2. создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ.

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .

Если вы хотите узнать всё об использовании электронной подписи, обратитесь к разделу .

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что представляет собой электронный документооборот и нужно ли внедрять ECM-систему в вашей организации.

Также вы можете . Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на всегда помогут вам в этом.

Получить демо-версию СЭД «ДЕЛО»

Попробовать и оценить для себя возможности и удобство работы с СЭД «ДЕЛО» вы можете несколькими способами. Выбирайте, что вам удобней! Скачать компоненты системы из раздела и установить полноценную систему на ознакомительный период. Данная демо-версия максимально соответствует функционалу коробочной версии и дает полное представление об интерфейсах и возможностях СЭД «ДЕЛО» , поскольку содержит настроенные справочники, процессы и пользователей.

Технические требования для запуска виртуальной машины:

  1. Рекомендовано: 8 гб оперативной памяти, 2 процессора Core Duo
  2. Минимально: 4 гб оперативной памяти, 1 процессор Core Duo

Также мы даем возможность ознакомиться с системой «ДЕЛО» онлайн.

Данный формат не требует установки или скачивания и дает возможность протестировать функциональность и удобство интерфейса.

Для получения демо-версии на виртуальной машине или онлайн-демо, необходимо заполнить форму обратной связи с указанием удобного способа работы с Демо. Имя, фамилия * Организация * Телефон * E-mail * Какое решение Вас заинтересовало?

Сообщение Заказать бесплатную презентацию системы у Вас в офисе Получить коммерческое предложение на поставку и внедрение Получить бесплатную демо-версию системы Защита от автоматического заполнения * — обязательные поля Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое , в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Обработка персональных данных ООО «ЭОС Актив» осуществляется в соответствии , в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.

Ольга Савко Начальник группы телемаркетинга Закажите демонстрацию системы Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция Переход на отечественную АИС МФЦ Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ Акция «Амнистия» по техподдержке Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015 7 000 компаний 250 во всех городах России и странах СНГ Решения Продукты О компании Пользователям Copyright 2021 «Электронные Офисные Системы» ^

Делопроизводство

 Менеджер СТО 3.62 Менеджер СТО – программный комплекс для автоматизации всех задач, с которыми сталкивается автосервисное предприятие в повседневной работе.

Обладая сетевым функционалом и структурой, позволяет организовать работу удаленных рабочих мест для предприятия. Демо версия Русский язык: Да  Моя смета 2009 Build 2 Моя смета – удобная и функциональная программа для составления, печати и экспорта смет материалов, услуг, работ и многого другого.

Программа идеальна для небольших предприятий или частных предпринимателей. Как и в. Условно бесплатная Русский язык: Да  Архив документов 2.55 Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на предприятии.

Программа позволяет систематизировать учет и хранение документов, обеспечивает контроль исполнения документов на всех стадиях по срокам и ответственным, отслеживать движение документов, кто. Условно бесплатная Русский язык: Да  Учет договоров 29.01 Программа для учета договоров в организации. Имеется система гибкого поиска по базе договоров, ведение архива.

Программа может работать как на локальном компьютере так и в сети. В программе реализованы: система. Демо версия Русский язык: Да  аванСМЕТА 9.7 Программа аванСМЕТА позволяет составить и рассчитать смету работ и смету материалов на ремонтно-отделочные работы, распечатать смету работ, смету материалов и типовой договор подряда ремонта жилого помещения, рассчитать необходимые трудовые затраты.

Условно бесплатная Русский язык: Нет  Ведение договоров 5.7 Программа предназначена для учета и ведения договоров в организациях. Пять интерфейсов: Администратор, Пользователь, Только ввод, Только просмотр, Согласование.

Возможность задания пользователю режима доступа только к своим договорам (может быть несколько. Демо версия Русский язык: Да  АвтоДок 2.5 Среднестатистический менеджер тратит до 70% своего рабочего времени на заполнение типовых и стандартных документов, используя стандартные средства MS Office. Зачастую менеджеру приходится несколько раз вбивать в разные формы одну и.

Демо версия Русский язык: Да  БД Образцы договоров 3.2.1 Программа предназначена для юристов, менеджеров и всех тех, кому приходится составлять договоры. База данных содержит более 2200 образцов договоров и сопутствующих им документов. Все документы разбиты по 66-и категориям.

Начиная. Условно бесплатная Русский язык: Да  Доцеро 1.2.11.2 Доцеро – отечественная ECM система, разрабатываемая на принципах «свободного ПО»: открытый код, бесплатное распространение и использование. Это платформа для построения корпоративного портала и СЭД.

Позволяет управлять неструктурированной информацией предприятия: различные. Бесплатная Русский язык: Да  Документ Плюс 4.3 Документ Плюс – удобная программа для работы с договорами, которая позволяет сформировать реестр договоров со всей необходимой информацией: номер, дата заключения, контрагенты, исполнители, согласователи, графики платежей, предмет договоров и другие.

Бесплатная Русский язык: Да  FossDoc 6.5 Система электронного документооборота Fossdoc — предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров и рода деятельности.

Система позволит организовать электронный архив документов, упорядочить. Бесплатная Русский язык: Да  FossLook 6.5 Система коллективной работы FossLook — позволяет предоставлять доступ вашим сотрудникам к общим папкам и документам, согласовывать документы, следить за историей работы с ними, печатать шаблоны документов и создавать свои собственные.

Бесплатная Русский язык: Да  Инфокрафт Квартплата.РФ 1.10.4.0 Программа «Инфокрафт Квартплата.РФ» предназначена для решения учетных задач, стоящих перед небольшими ТСЖ, ЖСК, ГСК, дачными и садовыми кооперативами, коттеджными поселками и другими организациями, решающими задачи по проведению периодических расчетов и. Бесплатная Русский язык: Да  Канцелярия 1.149.003 Программа предназначена для автоматизации документооборота. Она позволяет сократить трудоемкость работы по регистрации документов, минимизировать время их поиска по различным критериям и оперативно осуществлять контроль за исполнением поручений, постановлений, распоряжений, договоров.

Условно бесплатная Русский язык: Да  Контроль исполнения поручений 5.8 Простой инструмент для контроля исполнения поручений в Вашей организации, обладающий возможностями ручной настройки структуры таблицы поручений и подключения справочников. Программа позволяет ограничить права доступа к поручениям рядовых исполнителей и подготовить. Бесплатная Русский язык: Да  Корс Смета 3.3 Корс Смета — профессиональная сметная программа для составления смет на ремонт и строительство, создание актов выполненных работ, в том числе формы КС-2 и КС-3, учет оплат от клиентов.

Учет движения. Демо версия Русский язык: Да  MasterStamp 1.1 MasterStamp — программа для создания печатей (круглой, треугольной и прямоугольной, т.е.

штампа). Вы можете изменить расположение, шрифт, цвет букв и фигур (окружностей и линий) буквально попиксельно. Когда вы нарисовали печать,. Условно бесплатная Русский язык: Да  МикроДок Документооборот 2.0.5.5 МикроДок Документооборот — программа для офисного электронного документооборота, для регистрации и контроля документов. Данная программа является удобным и простым продуктом для использования в офисе.

Программа МикроДок оснащена всеми необходимыми функциями. Демо версия Русский язык: Да  На подпись!

2.8.83.453 Вас часто просят выслать бухгалтерские документы? Причём срочно, вот прямо сейчас и обязательно со всеми подписями и печатями — по факсу или по электронной почте?

И вы печатаете и подписываете,. Бесплатная Русский язык: Да  Наряд-допуск для работы в электроустановках 3.0 Программа Наряд-допуск для работы в электроустановках предназначена для автоматизации заполнения бланка наряда-допуска для работы в электроустановках; имеет минимализированный интуитивно понятный интерфейс. Окно программы с левой стороны повторяет вид бланка наряда-допуска,.

Бесплатная Русский язык: Да

Что такое ЭДО? — ТОП 10 сервисов электронного документооборота

/ 25 ноября Содержание: В настоящее время хозяйствующие субъекты и физические лица отказываются от бумажного документооборота и переходят на электронный. Новая система позволяет значительно экономить время и увеличивает скорость принятия решений.

Электронный документооборот можно ввести как внутри одной компании, так и при взаимодействии с другими. ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде.

Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью. Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

  1. обмен документами внутри компании;
  2. передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы.

Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота.