Журнал регистрации приказов как правильно вести



Журнал регистрации приказов как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии


17328 Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

  1. Онлайн просмотр
  2. Бланк и образец
  3. Бесплатная загрузка
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  1. сокращении,
  2. материальном поощрении,
  3. отпуске,
  4. дежурствах,
  5. трудоустройстве,
  6. дисциплинарном взыскании,
  7. переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень.

При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке. При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений. Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д.

Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал. Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е.

того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия. В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу.

При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  1. дата открытия журнала, дата его окончания;
  2. наименование предприятия;
  3. срок хранения документа.
  4. должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  1. порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  2. номер документа, его вид, содержание;
  3. ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  4. основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям.

Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо. Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы. Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц.

В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается .
После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается .

Вы здесь:

Журнал регистрации приказов Документы, Кадровые02.01.2016publisher Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.

К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”. Оглавление статьи

  1. 3 Ведение журнала в электронном виде
  2. 1 Ведение журнала регистрации
  3. 4 Образцы журналов
  4. 2 Требования к оформлению журнала

Ведение журнала регистрации Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации.

Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  1. “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  2. “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  3. “К” – кадровые.
  4. “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
  5. “КМ” – приказы по командировкам работников.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы.

Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал.

Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.Требования к оформлению журнала Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

  1. Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  2. ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  3. Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  4. Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.
  5. Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  6. Номер приказа и его дата издания.

Ведение журнала в электронном виде В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде.

Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически.

Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel. Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

: Журнал, Кадровые документы Предыдущая запись Доверенность для сбербанка по форме №322 Следующая запись Книга покупок Похожие записи Приказ о дисциплинарном взыскании 29.01.2016publisher Приказ о назначении ответственного за охрану труда 26.01.2016publisher Обязательство о неразглашении коммерческой тайны 10.03.2016publisher

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

2 января 2021 Журнал учета приказов по личному составу — это регистр, который используется для учета кадровых распоряжений, определяющих и изменяющих трудовые и должностные функции работников.

Содержание Кадровые распоряжения учитываются отдельно от другой документации организаций (). С этой целью ведется журнал регистрации приказов по кадрам — специальный регистр, используемый по следующим причинам:

  1. часть распоряжений нуждается в длительном хранении — 50 или 75 лет;
  2. содержание служит основанием для внесения сведений в учетные документы работников.

У крупных работодателей приказы вступают в силу только после регистрации — внесения в регистрационно-учетную форму и присвоения номера ().

На практике организации ведут несколько реестров по личному составу, распоряжения разделены по срокам хранения:

  1. 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
  2. 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

При большом обороте документов такие распоряжения делят на внутренние группы с присвоением следующих индексов регистрации:

  1. учету больничных — Б;
  2. по движению личного состава — индекс ЛС;
  3. отпускам — О;
  4. командировкам — КМ.

Специальной утвержденной формы журнала учета приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя со следующими графами.

  • Номер.
  • Ф.И.О. работника.
  • Порядковый номер распоряжения.
  • Основание издания.
  • Подпись ответственного.
  • Примечания.
  • Вид.
  • Дата.
  • Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.

Книга, в которой ведется регистрация, как правило, имеет твердую обложку.

На обложке — наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.

На титульном листе:

  1. даты ведения — начало и окончание.
  2. продублированное с обложки название документа;
  3. название организации (без реквизитов);

ЖУРНАЛ регистрации приказов по личному составу ______________________ Начат: «___»________________20___ г. Окончен: «___»________________20___ г.

На первой странице журнала перечисляются ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Обязанность возлагается на работника, отвечающего за кадровую документацию (руководителя или специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря).

Кратко о том, как вести журнал учета приказов по личному составу в электронном виде, общий порядок следующий:

  1. используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
  2. закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).
  3. регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;

Распоряжения по личному составу — юридически значимые документы. Требования при оформлении строгие:

  1. избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
  2. в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
  3. укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).
  4. номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
  5. не допускайте ошибок, помарок;
  6. имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
  7. рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
  8. номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);

На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства. Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:

  1. неверную запись зачеркивают одной линией, рядом вписывают верную либо фиксируют факт исправлений в графе «примечание».
  2. ошибки не удаляют и не подчищают с помощью корректирующих средств;

Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок.

В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно. Регистрация кадровых документов ведется с начала деятельности. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено, новый регистр заводится, когда в предыдущем заканчивается место для записей.

Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено, новый регистр заводится, когда в предыдущем заканчивается место для записей. Закрытая книга передается в архив. Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется .

Срок хранения, лет Вид приказов 50/75 О приеме, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы 50/75 Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда 5 О ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью 5 О направлении в командировку 5 О служебных проверках 3 О взысканиях дисциплинарных 75 лет хранятся приказы, законченные делопроизводством до 01.01.2003.

Законченные после этой даты — 50. Электронный журнал регистрации распечатывают с соблюдением всех требований, а также важны:

  1. качественная четкая печать на хорошей бумаге.
  2. читаемость и сохранность данных;

(бланк) (бланк) (бланк для заполнения) Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

ЮРИСТУ: НОВОСТИ ЮРИСТУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Образец книги приказов и инструкция по заполнению

27812 Изменения: январь, 2021 года Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера.

Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации. Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  1. срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  2. большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации. Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо. Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений. Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений.

С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  • Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).
  • – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  1. перемещение между должностями;
  2. порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  3. совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  4. совмещение сотрудника;
  5. трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  6. прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  7. оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).
  8. направление в командировку;

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  • указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
  • наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
  • простановка печати фирмы;
  • документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
  • указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
  • внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях.

В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  1. главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.
  2. титулка;
  3. список лиц, ответственных за ведение Книги;

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  • полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  • дата заведения отчетной тетради;
  • дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).
  • наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа.

Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  1. фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  2. подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.
  3. реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах.

Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  • нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).
  • перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  • дата подписания и регистрации Приказа;
  • порядковый номер подписанного документа;
  • вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника. Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними. Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

  1. К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  2. О – предоставление любого из видов отпуска.
  3. КМ – оформление командировок;
  4. ЛС – распорядительные документы по личному составу;
  5. В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов.

На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности. Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации.

Вырывать листы категорически запрещено.

Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным.

Не допускаются ошибки и исправления, помарки. Категорически запрещено использование корректора.

Если возникла необходимость в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения. Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ.

Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы. Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата.

Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей. Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы.

После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет. В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами. Приложение 18 мая 2021 г. · 23 марта 2021 г.
6 июля 2020 г.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

11994 является важным регистрационным документом в любой организации.

В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом.

В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Бланк и образец
  3. Проверено экспертом
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять.

Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять.

Кроме того, его наличие:

  1. Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
  2. Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
  3. Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  1. Документы о трудовом распорядке.
  2. Документы относительно .
  3. Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
  4. Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  5. Документы о назначении руководителя на свою должность.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом.

Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  1. Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
  2. Хозяйственной деятельности компании.
  3. Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

  1. Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  2. Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  3. Если есть, то наименование структурного подразделения.
  4. Наименование документа.
  5. Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
  6. Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать.

Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять. Вложенные страницы содержат две таблицы.

  • Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.
  • Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.

Графы обеих следует заполнять.

Они включают:

  1. ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
  2. Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  3. Номера приказов по основной деятельности.
  4. Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  5. Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
  6. Порядковые номера регистрируемых документов.

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку.

Это вопрос удобства. Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

В электронном виде этот журнал вести можно.

Однако здесь есть нюансы:

  1. Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
  2. Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями. Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу. В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Как оформить журнал регистрации приказов.

Образец книги приказов. Правила и образец заполнения журнала

» 2ann.ruЮридические ответы на жилищные вопросыНужна бесплатная консультация юриста?Москва и московская область8(499)110-74-89Главная › ДокументыВсе приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения.

Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.Мнение экспертаОзерова МаринаЮрист, специализация наследственные, семейные, жилищные деламСоветуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

  • Способы ведения и ответственный
  • Как выглядит журнал для регистрации
      Поделиться ссылкой:
  • С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет.

    Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

    Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

    1. дату и причину прекращения трудовых отношений.
    2. когда человек был принят на работу;
    3. привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
    4. переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;

    Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

    1. совместительстве сотрудника;
    2. отпуске, декрете;
    3. командировке;
    4. совмещении сотрудника;
    5. переводе сотрудника на другую должность;
    6. увольнении сотрудника;
    7. изменении Ф. И. О. работника.
    8. награждении;
    9. заработной плате;
    10. о приеме сотрудника на работу;

    Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать.

    Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

    1. Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
    2. Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).
    3. Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);

    Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

    1. наличие текста приказа;
    2. наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
    3. наличие заголовка документа;
    4. наличие подписи руководителя работодателя;
    5. наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
    6. наличие наименования, даты, номера, места составления документа;

    О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:

    1. касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
    2. журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
    3. кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
    4. по вопросам организации и охраны труда;
    5. и прочие.

    Журнал регистрации распоряжений образец:

    Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа.Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец:

    Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил. Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания.

    Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения — постановление Росархива от 06.09.2000 г. Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота. Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога.

    Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников. Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует. В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.Страницы имеют несколько граф для заполнения:

    1. номер по порядку очередной записи;
    2. присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
    3. подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
    4. краткое содержание распорядительного документа;
    5. примечание;
    6. могут быть и другие графы.
    7. дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
    8. кто является ответственным лицом за исполнением приказа;

    Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале.

    Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

    При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.3ГОСТ Р 6.30-2003Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгДо начала внесения записей:

    1. подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
    2. книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
    3. все страницы нумеруют;
    4. на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.
    5. указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;

    Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.Не допускается:

    1. подтирание ластиком;
    2. вырывание страниц.
    3. использование различных канцелярских средств корректировки текста;

    В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.

    Если учет ведется в электронном виде, периодически информацию распечатывают, поскольку в любую компьютерную программу можно внести изменения и не составит труда поменять сведения, внесенные ранее.Распечатанные листы также пронумеровывают, прошивают, уточняют количество, ставят подписи ответственного лица и руководителя, печать.Титульный лист журнала регистрации распоряжений, образец:

    Образец последней страницы:

    Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца. Тогда имя и отчество прописывается полностью.Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.https://youtu.be/KoVILXSx47gДата проставляется в привычном формате «ДД.ММ.ГГГГ»Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, увольнение сотрудника, поощрения или взыскания, ухода в отпуск. Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, заявление на отпуск, соглашение на дополнительную работу и т.д.Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном.

    Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль.

    Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную.

    Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца.

    Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.Подробнее о сроках хранения путевого листа читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства.

    Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе. Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.